BO-VEST: ”Vi skal konkurrere på at være en attraktiv arbejdsplads”

Er det muligt at arbejde mere på mindre tid?

Det satte BO-VEST sig for at undersøge for halvandet år siden. Som så mange andre arbejdspladser måtte de erkende, at deres medarbejdere var pressede på at nå deres opgaver, og det var også blevet meget sværere for dem at rekruttere kvalificerede folk til organisationen. 

”Vi blev nødt til at tage de to problematikker alvorligt. For det første vil vi for alt i verden ikke risikere, at vores dygtige medarbejdere bliver syge af at arbejde for os. For det andet ser vi ind i en fremtid, hvor der bliver mangel på arbejdskraft, og vi skal derfor kunne konkurrere på at være en attraktiv arbejdsplads,” fortæller Ulrik Brock Hoffmeyer, administrerende direktør i BO-VEST.

Arbejder mere effektivt

Efter mange studier af, hvordan man opnår at nå mere på kortere tid, satte ledelsen i BO-VEST sig for gradvist at arbejde henimod en 4-dages arbejdsuge. De ville skabe en anden måde at arbejde på som alternativ til den traditionelle opfattelse, at længere arbejdsdage automatisk fører til øget produktion. 

”Vi har en tendens til at regne alting i timer, når det kommer til arbejde, og ikke, hvad der leveres. Vi skal da i stedet kigge på, om vi får den grad af service og kvalitet, som vi har sat os for. Så er det jo ligegyldigt, om vi løser opgaven på to eller syv timer,” forklarer boligdirektøren.

Ulrik Brock Hoffmeyer er sat i stævne af Fagbladet Boligen på deres hovedkontor i Glostrup til en snak om BO-VESTs arbejdsmiljøprojekt ”Fremtidens arbejdspladser”, som blev lanceret i organisationen i april 2023.

Et projekt, som med fokustid, effektive møder, bedre mails og motiverede medarbejdere har skabt højere effektivitet i alle BO-VESTs afdelinger – og givet plads til en rådighedsdag hver anden fredag til alle medarbejdere. Rådighedsdagen kommer vi tilbage til.

Fokustid øger effektivitet

Tommy Nymann Holm er ansat som ejendomsfunktionær i BO-VEST på 14. år. Han har altid været glad for sit arbejde med at udføre serviceopgaver for beboerne og holde fællesområderne pæne i flere af de boligafdelinger, BO-VEST har i Albertslund. 

Men hans begejstring for at gå på arbejde har nået nye højder, siden BO-VEST indførte de nye tiltag i ”Fremtidens arbejdsplads”, som blandt andet omfatter fast fokustid i hele organisationen – ikke kun for de administrative medarbejdere, også for alle i driften. 

Fokustiden varer halvanden time hver formiddag, hvor Tommy Nymann Holm og hans kolleger ude i boligområderne har fået struktur og ro til at løse deres opgaver – uden at blive forstyrret af telefonopkald, mails eller møder. Det har givet dem tid til opgaver, de ikke havde før – så servicen samlet set er blevet større.

”Fokustiden har fuldstændigt ændret den måde, vi arbejder på. Førhen sprang vi rundt mellem opgaverne. Jeg kunne arbejde på et varmeanlæg det ene øjeblik, og det næste stod jeg hos fru Hansen og reparerede en dryppende vandhane. Nu har jeg struktureret alle mine serviceopgaver over to dage. Det har frigivet en masse tid, som jeg nu kan bruge på at hjælpe mine kolleger,” fortæller han.

På bare seks måneder øgede medarbejderne i BO-VEST produktiviteten med 20 procent. De flotte målinger gav medarbejderne blod på tanden til at fortsætte den nye intense måde at arbejde på.

”Meldingerne til os er, at de oplever større arbejdsglæde, og de føler, at de i dag kan give en bedre service til vores mange beboere, fordi de også selv er blevet klogere på deres arbejde,” fortæller Martin Olsen, direktør for Administration, HR og Udlejning i BO-VEST.

Rådighedsdag hitter

Og så er vi fremme ved den såkaldte rådighedsdag hver anden fredag. En dag, som er yderst populær hos medarbejderne, og som skal ses som en belønning for at lægge ekstra kræfter i arbejdet de andre dage.

”Rådighedsdagen er en nødvendighed for at have overskud til den mere intense måde, vi arbejder på i dag. Vi kan ikke både bede dem skrue op, uden at vi giver plads til restituering. Det ene er en forudsætning for det andet, for man er møgtræt efter en dag, hvor man har arbejdet meget koncentreret,” fortæller Martin Olsen. 

Helt konkret går rådighedsdagen ud på, at medarbejderne i udgangspunktet holder fri. Men er der behov for hjælp til at løse en nødvendig opgave i organisationen, så skal de stå til rådighed. De holder rådighedsfri forskudt af hinanden, så alle afdelinger altid er bemandet alle hverdage.

”Det gør, at vi altid er der for beboerne. Det er samtidig også en dag, hvor vi forventer, at medarbejderne så vidt muligt klarer besøg hos tandlæge, læge eller har bilen på værksted, da det jo så giver flere effektive timer de dage, de er på arbejde,” forklarer Martin Olsen.

Tommy Nymann Holm kan slet ikke få armene ned over hele omlægningen af hans arbejdsliv – og det selvom han som så mange andre i organisationen var lidt skeptisk overfor de nye tiltag i starten.

”Jeg har verdens bedste arbejdsplads, og jeg er stolt af at arbejde for BO-VEST. Det er en gave, at vi har fået en rådighedsdag hver anden uge. Den gør, at jeg kan koble af fra en hård hverdag og være mere sammen med mine børn. At arbejdsgiver gør det for mig, motiverer mig da til at give den en ekstra skalle, når jeg er på arbejde,” fortæller han.

Men hvad med beboerne, vil de ikke bare have lavet flere opgaver – i stedet for, at I holder fri?

”Vi har haft flere møder med vores beboervalgte for at fortælle, hvad det går ud på med rådighedsfri og 4-dages arbejdsuge. Vi har italesat, at det ikke er timerne, der er værdien, men kvaliteten af varen, de modtager. Det har de helt overordnet taget rigtig godt imod og kan godt forstå, at vi ikke kan bede folk om at løbe hurtigere uden at give dem en pause,” fortæller Martin Olsen.

Han er af den klare overbevisning, at beboerne oplever, at de i dag får bedre service end tidligere, fordi medarbejderne arbejder mere struktureret med opgaverne.

Next stop: 4-dages arbejdsuge

Ledelsen i BO-VEST vil nu gå i tænkeboks, i forhold til hvordan de skal rulle ordningen med en 4-dages uge ud. Det kræver en snak med de advisory boards, som har været til at søsætte ”Fremtidens arbejdsplads”, medarbejdere og beboerdemokrater i BO-VEST.

”Nu skal vi finde formen på, hvornår service er god nok, og hvor barren skal ligge i forhold til mængden af opgaver, der skal løses, så vi får en fælles forståelse og ramme. Først, når det står klart, kan vi indføre en 4-dages uge,” afslutter Ulrik Brock Hoffmeyer på dagens møde om, hvordan BO-VEST har skabt større arbejdsglæde og et godt arbejdsklima.

Hvordan går det med at rekruttere i dag?

”Det har nærmest været en lykkekur med vores omlægning. Det, at vi kan tilbyde en kultur, hvor vi tænker i work-life-balance, har gjort, at det nu vælter ind med ansøgninger. Vi har oplevet en stigning på 480 procent, så det er overvældende,” siger Martin Olsen.