Boligadministration arbejder med trivsel: ”Nu kan jeg mentalt slappe af, når jeg har fri”

Klokken slår 11.05. Sidste runde af dagens fokustid skal i gang, og alle medarbejdere går målrettet hen til deres skrivebord i storrumskontoret.

”Minut-uret” på skærmen bliver sat til for tredje gang denne formiddag, og samtalerne forstummer synkront i hele Boligkontoret Danmark.

De næste 25 minutter skal alle administrative medarbejdere have deres telefoner på lydløs, og ingen må sende interne mails til sine kollegaer. Nu skal de fordybe sig i deres opgaver – uden forstyrrelser af nogen art. Sådan kører der tre runder a 25 minutters fokustid, 5 minutters pause, fire formiddage om ugen.

Hvis det lyder som et besøg i en kinesisk virksomhed, hvor alle går i takt, og ingen skiller sig ud, så tager du helt fejl. Fagbladet Boligen er på besøg i Boligkontoret Danmark i hjertet af København. En moderne boligadministration, der servicerer 64 boligorganisationer rundt om i landet.

”Det er en kæmpe gave, at ledelsen har indført fokustid. Det hjælper os med at kunne koncentrere os om at løse vores kerneopgaver. Uanset hvor meget jeg holder af mine kolleger, så har jeg savnet et tidsrum, hvor jeg ikke bliver revet ud af mine tanker, fordi nogle taler i telefon, bevæger sig rundt i lokalet og småsludrer med hinanden. Nu har jeg fået ro til at løse mine opgaver,” fortæller Carina Wetlesen fra direktions- og foreningssekretariatet i Boligkontoret Danmark.

I syv måneder skal alle de administrative medarbejdere i boligkontoret arbejde med trivselsprojektet ”En arbejdsdag i balance”.

Et projekt, som blandt andet involverer fokustid fire formiddage om ugen, nye regler for møde- og mailkultur og mere begrænsede telefon- og åbningstider, hvor man kan komme i kontakt med de 220 medarbejdere i boligadministrationen.

Artiklen fortsætter under billedet

Vender dårlig adfærd til god velfærd

Projekt ”En arbejdsdag i balance” og de nye måder at tilrettelægge arbejdsdagen på er ikke opstået ud af det blå.

Det er en reaktion på, at mange medarbejdere igennem APV-undersøgelser har udtrykt, at de har haft svært ved at koncentrere sig om opgaverne på grund af uro, for mange møder og andre forstyrrelser.

”Det er vi som professionel organisation og jeg som leder forpligtet til at gøre noget ved, så medarbejderne har de bedst mulige vilkår for at kunne håndtere en travl hverdag med mange og komplekse opgaver – uden at skulle gå på kompromis med deres mentale sundhed,” fortæller Lars Lehmann, administrerende direktør i Boligkontoret Danmark.

Ledergruppen satte sig for at finde en løsning, som kan skabe synergi mellem opgaveløsning og god trivsel, så de kan fastholde og rekruttere dygtige medarbejdere. De inviterede eksperter på arbejdsmiljøområdet og ledere med erfaring fra trivselsarbejde til at gøre dem klogere på emnet.

”På den måde fandt vi en model, som vi kunne se os selv som organisation i,” forklarer Lars Lehmann om processen i operation ”En arbejdsdag i balance”.

Før lanceringen den 1. december brugte ledergruppen meget tid på at forklare overfor de ansatte, hvorfor de havde igangsat projektet.

”Det var vigtigt for os at fortælle dem, at det ikke var for at kunne læsse flere opgaver over på dem, fordi de med de nye adfærdsregler bliver mere effektive. Hovedformålet er at forebygge dårligt arbejdsmiljø og stress, som ingen af os tjener på,” fortæller Lars Lehmann. 

Det nye trivselsprojekt er taget godt imod blandt medarbejderne. Faktisk har flere af dem gået og håbet på, at det blev til virkelighed.

”Hvis jeg skal være helt ærlig, så er det en lettelse, at det er ledelsen og ikke os selv, som har skullet sætte rammerne for vores arbejdsadfærd. Det gør også, at projektet bliver mere respekteret. Der er ikke nogen, der bryder sig om at fortælle ens kollegaer, hvordan de skal opføre sig, når de jo også bare gør deres arbejde,” siger Helle Vasegaard Rasmussen fra afdelingskontoret i Holte.

Artiklen fortsætter under citatet

Fokustid

I Boligkontoret Danmark har de valgt at bruge Pomodoro-teknikken, som er udviklet i Italien med et minutur formet som en tomat. Det er en veldokumenteret teknik, som der er forsket meget i og er især god på arbejdspladser, hvor medarbejderne bøvler med forstyrrelser i storrumskontorer.

”Det er en helt enkel metode, som træner din evne til at fokusere og få løst én opgave ad gangen – og udsætte forstyrrelserne til senere. Effekten kommer af, at du tvinger dig selv til at fokusere i 25 minutter, uden at telefonen ringer, eller du lige tjekker din Facebook eller nye mails i indbakken,” forklarer Lars Lehmann.

Fokustiden løber i halvanden time med 3 omgange af 25 minutter og 3 pauser af 5 minutter. Det sker fire formiddage om ugen mellem klokken 10.05-11.35. Kun onsdag er holdt fri af fokustid.

”Forskning viser, at menneskers hjerner fungerer kognitivt bedst om morgenen og formiddagen. Derfor giver det god mening, at vi sidder med vores kerneopgaver før frokost, hvor vi er mest friske til at løse komplekse sager,” siger han.

Selvom Helle Vasegaard Rasmussen og Carina Wetlesen arbejder geografisk væk fra hinanden – i Holte og København – arbejder de ens med fokustiden. De er meget enige i deres anmeldelse af Pomodoro-teknikken:

”Det er en kæmpe gevinst. Selvom det kræver tilvænning at tilrettelægge vores opgaver og fordybe os på den her måde, så har alle taget det til sig. Det er også sjovt at opleve, hvor meget vi faktisk når på 25 minutter, når vi får lov at arbejde uforstyrret,” er dommen fra dem begge.

Helle og Carina er også enige om, at det er meget vigtigt, at alle kollegerne i de enkelte storrumskontorer kører fokustiden synkront. For skal det fungere, skal der være helt ro omkring en, og det kræver, at alle sidder på deres pladser og har slået alt på lydløs.  

Eftermiddagsmøder

Som en del af trivselsprojektet har ledelsen i Boligkontoret Danmark besluttet at skære kraftigt ned i mødebookinger, så man kun indkalder til et internt møde, hvis det er nødvendigt, at man sætter sig rundt om bordet i et lukket rum.

”Vi har holdt alt for mange interne møder, som i bund og grund har stjålet mere tid, end de har skabt værdi for os. Nu prøver vi af, om vi ikke bare hurtigt kan mødes ved skrivebordene, når vi skal vende et emne med en kollega eller have en godkendelse fra en leder for at komme videre med en opgave. Det vil forventeligt frigive en hulens masse tid til andre opgaver,” forklarer Lars Lehmann. 

På grund af fokustid fire formiddage om ugen må man også kun booke møder efter frokost – eller om onsdagen, som er friholdt til netop interne møder og uddannelse.

Han er godt med på, at det for mange er en kæmpe kulturændring. Han er dog fortrøstningsfuld, da han har fået langt flere positive end negative tilbagemeldinger fra staben om den reducerede mødetid.

”Det er overordnet dejligt, at vi ikke har så mange interne møder mere. Men vi skal vænne os til, at vi ikke længere har hele dagen at booke dem i. Der kan vi godt føle, at vi mangler lidt timer på dagen på grund af vores fokustid,” siger Carina Wetlesen.

Mailadfærd

Vi lever og arbejder i en tid, hvor det altid er muligt at være online, og det har gjort, at arbejde og privatliv let flyder sammen – en tendens, man ser på mange arbejdspladser i Danmark.

Derfor har Boligkontoret Danmark indført klare rammer for, hvornår de må sende mails til hinanden.

Mellem klokken 19-07 på hverdage og fra fredag klokken 16 til mandag klokken 07 må de ikke sende arbejdsrelaterede mails til hinanden.

”Medarbejderne skal holde fri, når de har fri. Det håber vi, at vi tydeliggør med de nye regler. Det betyder ikke, at man ikke må udføre en opgave eller bruge sin Outlook efter normal arbejdstid – du må bare ikke belemre dine kolleger med det,” er den klare besked for Lars Lehmann.

Så har man en aften en besked til en kollega, skal man sætte mailen til først at blive leveret til modtageren næste morgen.

Det initiativ er faldet i rigtig god jord hos de to medarbejdere, Fagbladet Boligen har interviewet om det nye trivselsprojekt. For mange af medarbejderne har været i tvivl om, hvad der egentlig blev forventet af dem, når de havde fri.

”Nu griner jeg af mig selv, når jeg kommer til at tjekke min indbakke om aftenen eller i weekenden, for der er jo ikke længere mails, jeg skal forholde mig til. Nu kan jeg mentalt slappe af, når jeg har fri,” siger Helle, hvilket Carina nikker genkendende til.

Boligkontoret Danmark afprøver tiltagene i ”En arbejdsdag i balance” i hele organisationen over en periode på syv måneder med start fra den 1. december 2023 til og med den 30. juni 2024. I perioden vil ledelsen og medarbejderne løbende følge op og evaluere.