Er din boligorganisation klar til besøg af Datatilsynet?

Er din boligorganisation klar til at få besøg af Datatilsynet?

Ellers læs med her, hvor GDPR-ekspert Jens Harkov Hansen viser vejen til BL's mange vejledninger og skabeloner, der kan gøre det nemmere at håndtere beboernes personoplysninger i en boligorganisation. Og hvorfor det er vigtigt at have fokus på GDPR.

”I bund og grund handler det om, at boligorganisationer sikrer, at der er kontrol over beboernes data. Boligorganisationer ligger jo inde med enormt mange personoplysninger, som beboerne har krav på, bliver behandlet korrekt – husstandsoplysninger, cpr-numre, kontooplysninger, forbrug, log på nøglekort, beboerbilleder på hjemmesiden og meget andet,” siger Jens Harkov Hansen, advokat i Accura – og GDPR-rådgiver for BL – Danmarks Almene Boliger.

Det er alle personoplysninger, man som organisation i henhold til EU-lovgivningen har pligt til at beskytte, så længe de er i ens varetægt – og ikke mindst slette, når de ikke længere har relevans.

Læs artiklen om Boligforening, som får alvorlig kritik fra Datatilsynet

Derudover skal boligorganisationerne følge GDPR-reglerne for, hvordan man oplyser beboerne korrekt i forhold til for eksempel boligadministration, tv-overvågning i boligområdet, og hvordan organisationen bruger cookies på hjemmesiden.

Alt sammen noget, almene boligorganisationer skal forholde sig aktivt til og lave procedurer og politikker på – og det, Datatilsynet i år vil stille skarpt på bliver overholdt.

”Arbejdet med persondata er i sig selv ikke nyt, men for mange er det stadig en kompliceret opgave, fordi kravene i GDPR-lovgivningen kan være svære at gennemskue og arbejde med i praksis. Derfor afholdt BL fire temadage i marts rundt i landet, hvor vi satte fokus på de udfordringer, deltagerne oplever i det daglige arbejde med persondatabeskyttelse, og hvilke GDPR-områder det er særligt vigtigt at have styr på,” fortæller Jens Harkov Hansen, som var oplægsholder på temadagene.

På temadagene blev boligorganisationerne også gjort opmærksom på BL’s Selvbetjeningsportal, som giver adgang til en række vejledninger til, hvordan de kan sætte GDPR-procedurer i system.

”I princippet er det en fuld værktøjskasse, som gør, at organisationen er klædt på til at håndtere databeskyttelsesreglerne. Når en beboer gør sådan, så gør vi sådan. Det sikrer en proces, der følger reglerne og gør klar til et eventuelt besøg fra Datatilsynet,” forklarer Jens Harkov Hansen.

Artiklen fortsætter under citatet

GDPR-udfordringer

På BL’s fire temadage om GDPR – i Aalborg, Middelfart og København – gik Jens Harkov Hansen ind i de GDPR-udfordringer, som han ofte får spørgsmål om af boligorganisationerne, og som Datatilsynet har særligt fokus på.

Det drejer sig blandt andet om reglerne for sletning af personoplysninger. For hvor længe må man egentlig opbevare data på en beboer, som er fraflyttet, eller lade tilmeldinger ligge i systemet på arrangementer, som er afholdt?

”Reglerne for databeskyttelse fastsætter ikke en specifik frist, hvor længe man må gemme personoplysninger. Man må opbevare persondata, så længe det er nødvendigt. Derfor er det vigtigt, at organisationen definerer ’nødvendigt’, så man kan lave en klar slettepolitik,” forklarer GDPR-rådgiveren.

Og sådan er det ifølge Jens Harkov Hansen ikke altid helt let at finde op og ned i lovgivningen, hvilket gør det endnu mere vigtigt, at man har overblik over ens personoplysninger og styr på datadisciplinen.

Maria Adelheid er sekretariatschef i Boligforeningen Ringgården. Hun deltog i en af temadagene og er glad for, at BL har taget bolden op, så boligorganisationerne kan være på forkant, efter Datatilsynet har rettet fokus på boligforeningerne i 2024.  

”Behandling af personoplysninger indgår i rigtig meget af vores daglige arbejde, og det er derfor vigtigt, at vi passer godt på beboernes data. GDPR er dog stort og komplekst for mange, og det kan være svært i en travl hverdag at holde sig ajour. Derfor var det rart med en lavpraktisk tilgang til de vigtigste fokuspunkter, og de mange skabeloner til politikker og retningslinjer, som BL stiller til rådighed, er en kæmpe hjælp til at komme i mål,” fortæller Maria Adelheid.

På hver af de fire BL-temadage om GDPR blev der også taget hånd om emner som regler for indsigtsanmodning, tv-overvågning, hvem er dataansvarlig, hvordan laver man en risikovurdering og håndterer sikkerhedsbrud.

Artiklen fortsætter under billedet

BL Selvbetjening

”Er boligorganisationer i tvivl om håndteringen af persondatabeskyttelse, vil jeg anbefale, at man logger på BL’s Selvbetjening. Der finder man Q&A omkring GDPR, vejledninger til procedurer og skabeloner, som er til at implementere i organisationen,” fortæller Jens Harkov Hansen, advokat i Accura.

Han understreger vigtigheden af, at det at arbejde proaktivt med GDPR ikke bare er en juridisk forpligtelse, men også er et vigtigt redskab til at beskytte beboerne og skabe gennemsigtighed omkring boligorganisationernes håndtering af beboernes personoplysninger.

”Vejledningerne og skabelonerne på BL’s Selvbetjening er som sådan ikke nye. De er udviklet af Accura i samarbejde med BL for år tilbage, og vi ved, at mange boligorganisationer arbejder grundigt med dem. Materialet er netop blevet opdateret, og flere skabeloner er kommet til, så der er rigtig meget materiale, der kan hjælpe på vej,” tilføjer Sanne Steen Petersen, afdelingschef for BL’s juridiske afdeling.

Kontakt BL’s juridiske hotline, som altid er klar til at hjælpe.