eDrift afløser de gule lapper i Ølstykke

eDrift er et opgavestyringssystem, der gør det lettere for boligorganisationen at håndtere og tildele afdelingernes opgaver fra administration til ejendomskontorer og fra ejendomskontoret til de lokale medarbejdere.

"Det er megafedt. Jeg er et totalt kassemenneske, der holder meget af struktur. Med eDrift kan jeg søge historik frem på boligerne, og det giver et kæmpe overblik over de mange opgaver, vi løser. Jeg bruger det til beboerserviceopgaver, opgaver i det grønne og til langt størstedelen af vores rekvisitioner. Det er godt at kunne spore, hvad der er sket i en sag."

Ordene falder med et varmt smil på en kold vinterformiddag, hvor samdriften for længst har været ude for at glatførebekæmpe. Det er ejendomskontorassistent Gitte Jonassen, der er kassemennesket. Hun lægger opgaver ind for sine kolleger i samdriften, for eksempel ejendomsassistenterne Bjarne Jensen og René Hansen.

"Det har ikke været besværligt at lære. Det er et meget simpelt system, og Gitte lægger opgaverne ind til os," siger René Hansen, der har brugt et tilsvarende system i et tidligere job.

"Det fungerer godt. Vi har tidligere arbejdet med gule sedler, og de kan forsvinde og giver ikke historik. Det har været let at lære systemet. Det sværeste har været at skulle huske at tænde og slukke for opgaverne," griner Bjarne Jensen.

Dokumentation

Boligorganisationerne har en plan for de mange små og store opgaver, som driften og vedligeholdelsen af deres ejendomme omfatter. Det kan for eksempel være at slå græs en gang om ugen, efterse varmecentralen hver anden måned og ordne et toilet, der løber - lige nu. Disse såkaldte driftsplaner anvendes både i det daglige arbejde og som dokumentation til Byggeskadefonden. 

eDrift giver et godt overblik over opgaverne, og det sætter både medarbejdere på kontoret og i "marken" pris på.

"Det er rigtig godt som dokumentation på, at vi løser rigtig mange opgaver i vores arbejdsdag, og vi kan se, hvad vi har brugt vores tid på. Systemet er især godt til beboerserviceopgaver, men til nogle udendørs-opgaver er det mindre brugbart. Her tænker jeg på opgaver, der strækker sig over for eksempel uger, hvor man vil skulle pause og genoptage opgaven. Her giver det ikke lige så meget overblik," forklarer René Hansen.

Effektiv drift

Med systemet kan ejendomspersonalet bedre tilrettelægge deres opgaver, mens administrationen får
statistik på, hvor lang tid der bruges på de forskellige opgaver. Dette kan blandt andet bruges til at lave benchmarking mellem de enkelte afdelinger og boligselskaber, så uhensigtsmæssige arbejdsgange kan opdages og forbedres.

Samdriften i Ølstykke løser opgaver i otte boligafdelinger med samlet 485 boliger, og de mange afdelinger gør det ekstra vigtigt at have overblik.