Corona kalder på endnu mere ledelse i boligorganisationer

Få 5 råd om ledelse under corona.

I efteråret kunne driftschef Jacob Rahbek mærke, at der var noget, der var udfordrende for medarbejderne i servicecenteret. De 5 medarbejdere tager sig af alle henvendelser om beboerservice, teknik og udlejningen af Århus Omegns 3.100 boliger. Under corona-nedlukningen har de arbejdet hjemmefra langt de fleste dage.

”Medarbejderne gav udtryk for, at særligt når de havde haft ubehagelige opkald, så havde de brug for at snakke med hinanden om det. Så blev vi enige om at lægge et onlinemøde ind i kalenderen hver dag, når telefontiden er ovre. Det fungerer rigtigt fint. Det erstatter ikke det fysiske møde, men det er det, der kan lade sig gøre,” siger Jacob Rahbek.

Han har i løbet af coronakrisen fået mere og mere fokus på personaleledelse.

”Vi kan stort set løse alle vores administrative opgaver hjemmefra, også udviklingsprojekter og byggesager. Men det er klart, at personaleledelse er svær på afstand. Der mister man helt klart noget, når man ikke er sammen fysisk,” siger Jacob Rahbek.

”Det udfordrer sammenhængskraften i organisationen, den der forståelse for, at hvis jeg går et ekstra skridt for en opgave i min afdeling, så letter det arbejdet hos en kollega i en anden afdeling. Det kan være lidt sværere at have blik for det, når man ikke mødes,” siger Jacob Rahbek.

Lokale forhold spiller ind

Mange boligorganisationer har fået mere fokus på personaleledelse i løbet af corona-nedlukningen, fortæller Dorte Hjerrild, leder af BL Kurser og Rådgivning.

”Coronaen kræver fokus på synlig, men også uformel personaleledelse. Når restriktionerne ændrer sig, så er det vigtigt, at lederen siger, hvad det i praksis betyder for vores arbejde. Det er vigtigt for at skabe tryghed,” siger Dorte Hjerrild.

Boligorganisationer planlægger arbejdet forskelligt under nedlukningen, fortæller hun. Nogle steder arbejder alle i administrationen hjemmefra, mens andre bliver på kontoret, spritter af og holder afstand. En anden løsning er skiftehold.

”Man må finde løsninger, der passer til de lokale forhold. Selvom man laver retningslinjer for arbejdet, kan medarbejdere og beboere godt føle sig utrygge, og det skal man tage højde for, fordi lige præcis coronaen håndterer vi forskelligt,” siger hun.

3 hurtige råd til lederen:

• Orienter om, hvad corona-restriktionerne betyder for arbejdet.
• Hold hyppig kontakt til gruppen og de enkelte medarbejdere.
• Vær opmærksom på den enkelte medarbejders situation.

Artiklen forsætter efter billedet.

Brug for at slippe hjemmefra

I Århus Omegn arbejder de ansatte på kontoret på skift. I december røg næsten alle hjem, men i februar har ledelsen skruet lidt op for, hvor mange hver afdeling må have i administrationsbygningen ad gangen.

”Det er både for at sikre medarbejdernes trivsel og sammenhængskraften i organisationen. Vi kan mærke, at folk har brug for at slippe hjemmefra og snakke med hinanden,” siger Jacob Rahbek.

Århus Omegn har ugentlige onlinemøder for hele administrationen. Ledelsen har også lavet kaffegrupper, hvor 4-5 medarbejdere fra forskellige afdelinger mødes hver dag online i et kvarter og hyggesnakker. Grupperne bliver blandet hver uge.

Jacob Rahbek er leder for i alt 7 medarbejdere i administrationen og 23 ejendomsfunktionærer, heriblandt 5 områdeledere. Ejendomsfunktionærerne er alle tilbage på arbejde i afdelingerne. De er mere udsat for smitte end administrationen.

”De fleste beboere er gode til at holde afstand i boligen. Hvis de ikke holder afstand, så er ejendomsfunktionærerne fri til at gå, og så kan beboerne booke en ny tid. Det vigtigste for mine medarbejdere er at vide, at jeg til hver en tid vil bakke dem op,” siger Jacob Rahbek.

Corona kræver noget andet af lederen

Det kræver noget andet at være leder under corona end under normale forhold, siger Dorte Hjerrild.  Lederen skal i højere grad håndtere medarbejdernes forskelligheder.

”Nogle medarbejdere har svært ved at finde motivationen, hvis de sidder hjemme. Andre er utrygge ved risikoen for at blive smittet, mens nogle trives med mere tid til fordybelse. Det er vigtigt, at man italesætter medarbejdernes situation mere,” siger hun.

Her har den almene sektor et godt kort på hånden.

”Almene boligorganisationer har en fordel, fordi kulturen ofte er mere uformel og ikke så hierarkisk som i mange andre virksomheder. Det gør det lettere for en leder at opretholde den uformelle omgang og dermed arbejdsglæden, når den som nu skal foregå på distance, fordi medarbejderne sidder hjemme,” siger Dorte Hjerrild.

Fusion er svær at tage online

Århus Omegn står for tiden i den helt specielle situation, at organisationen arbejder på en fusion med Østjysk Bolig.

”Vi offentliggjorde det for medarbejderne i starten af januar, og der savner jeg den helt præcise føling med, hvor medarbejderne er henne i den proces, og hvad deres bekymringer er. Det spørger jeg dem om på teams, men det er klart, at det ville være en stor fordel at mødes,” siger Jacob Rahbek.

Århus Omegn ville normalt have kaldt medarbejderne til et stormøde om sådan en stor beslutning. Det samme gælder i forhold til beboerdemokrater og beboere.

”Der mister vi noget, men vi er fortrøstningsfulde. Det skal vi også nok få løst. Vi har jo vist det sidste år, at vi har en rigtig robust organisation, og at vi har fleksible og dygtige medarbejdere,” siger Jacob Rahbek.

5 råd til ledere under corona:

1. Orienter klart og tydeligt om, hvad der sker i organisationen, og hvad corona-restriktionerne betyder for den praktiske udførelse af arbejdet.

2. Hold hyppig kontakt til gruppen og de enkelte medarbejdere. Brug gerne video, telefon, walk and talks – og i mindre grad mail. Opfordr medarbejderne til at mødes virtuelt eller på telefon, når de skal koordinere og sparre med hinanden.

3. Vær opmærksom på den enkelte medarbejders situation i forhold til arbejdspres og arbejdssituationen hjemme. Medarbejderne har typisk forskellige behov for ledelsesstøtte. Fortæl tydeligt, at du forstår vanskelige hjemmesituationer, fx med hjemmeskole, pasning af børn og coronasmittede i familien.

4. Vær opmærksom på trivslen i gruppen og hos den enkelte medarbejder. Spørg og giv plads til at tale om at genfinde arbejdsglæden. Hjælp med at finde vej til bedre trivsel i et arbejde med restriktioner. Husk også dem, der glemmer pauserne.

5. Støt op om det uformelle og sociale samvær i gruppen. Måske skal du selv gå forrest og indkalde eller opfordre andre til at invitere til virtuel frokost, torsdagsbanko eller lignende. Det hjælper på fællesskabsfølelsen og energien i gruppen.

Kilde: Dorte Hjerrild, BL Kursus og Rådgivning.