En robot i en weekend - eller tre mand i fire måneder?

Starten var flyvende. Dansk almennyttigt Boligselskab (DAB) fik en robot til at rydde op i et arkivsystem. Robotten gennemgik over 40.000 mapper for at sikre, at oplysninger om beboere var opdateret. I nogle tilfælde skulle informationerne slettes, fordi beboeren var flyttet væk.

Robotten klarede på kun en weekend, hvad tre studentermedarbejdere skulle have brugt fire måneder på.

Det fortæller Jan Juul Lorenzen, udviklingschef i DAB, som har stået i spidsen for introduktionen i robotter i organisationen. Han blev bekendt med robotteknologien på en konference.

Eksperimentet fandt sted for to år siden, og frem til i sommer tumlede DAB med at finde den rette model til at overlade flere opgaver til den indkøbte robot-software. Den oprindelige idé om alene at stå for håndteringen af robotten fra firmaet SmartRPA blev droppet.

”En konsulent satte robotten op for os, og derefter ville vi gerne uddanne interne medarbejdere til at instruere den. Men det viste sig ikke at være en farbar vej,” siger Jan Juul Lorenzen, som kalder det ”en lang erkendelsesproces”. I stedet har DAB nu købt sig til to dage med konsulentbistand om måneden. Hertil kommer et serviceabonnement for at vedligeholde softwaren.

APV’er og årshjul

Siden i sommer er det gået stærkt. DAB har foreløbig sat gang i fire robotopgaver, og flere er i ”pipeline”.

Jan Juul Lorenzen fremhæver blandt andet, hvordan handlingsplaner på basis af arbejdspladsvurderinger for over 600 ansatte vil blive gennemført af en robot, både selve vurderingen og den ledsagende handlingsplan. Et andet eksempel er at overlade håndteringen af såkaldte årshjul om serviceaftaler om drift til en robot, hvorefter den overvåger frekvenserne med at slå græs, klippe hæk og lignende opgaver i afdelingerne. Desuden kan en robot stå for at udfylde skemaer, som skal afleveres som følge af de nye regler fra Landsbyggefonden for ejendomsvurderinger.

”Vi har en projektleder, som indsamler ideer fra medarbejderne om, hvilke opgaver der måske kan løses af en robot. Det skal helst være opgaver, der kan udføres ud fra en fast liste. Vi ser det som en måde at effektivisere uden at forringe servicen,” siger udviklingschefen i DAB, som administrerer og udlejer over 50.000 almene boliger.

Små kan samarbejde

DAB har ifølge Jan Juul Lorenzen en størrelse, så der er økonomisk ræson i at købe robot-software. Han siger, at mindre almene boligorganisationer kan overveje at gå sammen om et indkøb, fordi softwaren sagtens kan deles.

”Der skal et vist volumen til. Men hvis mindre boligorganisationer deler en robot, kan de hver få del i fordelene,” siger Jan Juul Lorenzen. Han vurderer, at robotleverandører er parat til at acceptere en sådan ordning, fordi de har en interesse i også at nå ud til mindre kunder i den almene boligsektor.

Desuden opfordrer Jan Juul Lorenzen til - sideløbende med introduktionen af robotter – at fastholde fokus på at forbedre boligorganisationens it-system.

”Man skal huske på, at robotter hjæper på samme måde som gaffatape. Udvikling af organisationens it-system er helt centralt,” siger han.