Driftschefen: De bedste tips til at passe på lejernes penge

For otte år siden overtog Bjarne Bøhl Pedersen driften af boligselskabet B45 i Grenaa. Han oplevede at der var mangel på fælles mål, retningslinjer eller systematik. Bjarne Bøhl Pedersen kom fra den private sektor og har tidligere været projektleder i byggebranchen.

” Jeg ved en del om at sætte ting i system, organisere sig rigtigt og få defineret klare mål. Det er vigtigt for effektiviteten, og jeg kunne se, at der kunne gøres en hel del. Efter en god proces i bestyrelsen gik man i gang med at strømline organisationen med mere ensartethed og rationalitet i arbejdsgangene,” fortæller Bjarne Bøhl Pedersen.

Arbejdet med at ændre boligselskabet har givet ham nogle gode tips, som driftschefen deler her.

Driftschef Bjarne Bøhl Pedersen deler ud af sin viden om en effektiv drift, der har fokus på beboernes pengepung. 

Vær præcis om din service

”Som lejer i B45 skal man vide præcis, hvad man kan forvente af service. Et eksempel er: hvor hurtigt skal viceværten komme ud til en dryppende vandhane?”

”Skal det være fem minutter efter en lejer har ringet? Da jeg startede, kunne lejerne kontakte alle 13 viceværter. Den, man ringede til, var så godt nok lige ved at klippe hæk, så han lagde hækkesaksen og gik over og ordnede vandhanen. Så havde lejeren fået super service, men det er ikke særlig effektivt for driften, for hækken bliver jo aldrig klippet færdig, hvis man hele tiden bliver afbrudt og skal frem og tilbage.”

Driftschef Bjarne Bøhl Pedersen indførte derfor præcise mål for, hvornår en dryppende vandhane skal være ordnet, og hvad man i øvrigt kan forvente af service som lejer. 

Få styring på opgaverne

I dag skal lejerne bestille serviceopgaver ét sted. Lejerne kan altså ikke ringe tilfældigt til de 13 forskellige viceværter, men skal kontakte kontoret. 

”De ringer eller mailer til kontoret, som sorterer opgaver i akutte og ikke akutte, og det er ligegyldigt, hvem der kommer og ordner det, så længe vedkommende er høflig og venlig og gør sit job. Det bliver ham, hvor det er mest fornuftigt tidsmæssigt. Er der ønske om en specifik vicevært, prøver vi selvfølgelig at imødekomme det. Men der er intet rationelt i at have 13 viceværter, der hver især styrer deres hverdag.”

Når tingene sættes i system kan man nå mere, siger Bjarne Bøhl Pedersen. 

”I dag er vi to mand mindre og har flere lejligheder at passe.”

Vær et skridt foran på vedligehold

Et andet princip i boligselskabet er, at komme renoveringsopgaver i forkøbet ved hele tiden at være et skridt foran og holde øje med tilstanden af boligerne. 

” Vi har indført forebyggende vedligehold. Det betyder, at vi har som mål at lave serviceeftersyn hvert tredje år, hvor vi tjekker hårde hvidevarer, afløb og så videre. Så er vi på forkant og kan forebygge fremfor at lave brandslukning.”

Der er også systematisk vedligehold af det udendørs kloaksystem.

”Vi kører forebyggende vedligehold hvert efterår. Der har vi en periode, hvor udeholdet ikke har så travlt, og så kan de ligeså godt bruge tiden på at forebygge.”

Lav et før-syn og slip for klager

B45 har indført før-syn, hvor man går boligen igennem og tjekker op på B45 standarden inden en ny lejer overtager nøgler. Dermed slipper man ofte for, at den nye lejer starter med at påpege fejl og mangler. 

”Manden, der laver før-synet, går lejligheden igennem og tager fotos af det, som erfaringen viser, at en ny lejer vil påpege, og ikke skal hæfte for. Så kan man ofte nå at rette fejl og mangler.

Alt dokumenteres,” siger Bjarne Bøhl Pedersen:

”Billederne uploades, så lejer - via et link - kan se, hvad der er at komme efter. Så behøver man ikke diskutere noget. Man kan have en god og positiv dialog fra starten, og jeg kan overdrage nøgler og vise fællesarealer i stedet for at diskutere fejl og mangler,” siger Bjarne. 

Køb smart ind

Tidligere købte alle 13 viceværter det ind, de mente, de skulle bruge. Der var altså 13 indkøbschefer i boligselskabet. Det gav enormt ressourcespild.

”Da vi så på vores samlede kemikaliebeholdning, kunne vi jo stort set smøre hele Nordeuropa i tre år. Der var et kæmpe lager, fordi alle havde deres eget. Vi fandt blandt andet to kasser neonrør i en kælder. Uåbnede. Viceværten, der havde købt det, var stoppet ti år forinden. Ingen andre vidste, de stod i netop det kælderrum. Nu købes der ind med omtanke, alt er placeret centralt og deles af alle.”

Find andre og blive mere effektive

Man når et punkt, hvor man ikke kan effektivisere mere alene. Men så kan man gøre det samme med andre. B45 har slået sig sammen med Beredskabsgården i Grenaa, og nu bor viceværterne sammen med brandvæsenet.

”Vi manglede gode værksteder og havde ikke råd til at købe for eksempel en autolift. Beredskabet stod i samme situation, så vi indgik et samarbejde. Vi er flyttet ind med vores grej, deler værksteder, baderum, maskiner og så videre.”

Nogle af viceværterne er blevet uddannet til at være brandmænd. Noget der giver en god synergieffekt, fordi brandmænd og viceværter sjældent har travlt samtidig.

Tag de vanskelige samtaler

Det hele lyder så let, det er det ikke. 

”Mange bryder sig ikke om forandringer, og vi havde mange subkulturer, der levede deres eget liv. Så der skulle da tages snakke med både afdelingsbestyrelser og medarbejdere,” siger Bjarne Bøhl Pedersen og eksemplificerer:

”Viceværterne blev noget overraskede, da jeg sagde, vi skulle indføre morgenmøder og tale om, hvad skal vi nå i dag, og hvornår vi forventer, vi er færdige?”

I dag er medarbejderne stolte af, at de er med til at passe på lejernes penge. 

”Vi har forsøgt at skabe en vinderkultur, og de fleste kan godt lide, at der er synlig ledelse og tydelige mål. Men der skulle lige hul på det med meget dialog og klart definerede mål, som alle kan se fornuften i.”

B45 har ikke haft huslejestigninger i tre år. Samtidig scorer man højt på medarbejdertrivsel.

”Medarbejderne taler om, at vi skal stille op til VM i boligpasning og servicering af lejere. De er sikre på, de vinder.”