10 gode råd: Sådan får I styr på ekstern granskning

Læs her hvordan I styrer den nye eksterne granskning af vedligeholdelsesplanerne i alle boligafdelinger. BLs koncept gør det billigere og sikrer vigtig viden. Fremover skal alle almene boligafdelinger have fremmede øjne på deres vedligeholdelsesplaner hver femte år. 

LÆS OGSÅ: Lav arbejdet før de eksterne granskere kommer

Her er 10 gode råd til at få styr på ekstern granskning:

1. Lav arbejdet for den eksterne gransker

Boligorganisationen foretager først selv en intern granskning af vedligeholdelsesplanerne i alle afdelinger ved hjælp af BLs nye digitale værktøj. Det afdækker, om der er afsat penge nok til vedligeholdelse. Bagefter vurderer den eksterne gransker, om den interne granskning er retvisende. På den måde begrænser I udgifterne til den lovpligtige, eksterne granskning, og den opnåede viden kan bruges i organisationen.

2. Brug BLs koncept som I vil

Det er frivilligt at bruge BLs koncept til granskning. Det består af et digitalt værktøj i Excel, som I kan udfylde og bruge som granskningsrapport. Derudover er der en vejledning, et hjælpeskema og en udbudsskabelon. Lad jer inspirere, brug det helt eller delvist.

3. Byt afdelinger, når I udfylder

Den interne gransker skal være byggesagkyndig og må som udgangspunkt ikke være driftsansvarlig for afdelingen. Byt afdelinger internt og hjælp hinanden.

4. Tag de lette bygninger først

Det vigtigste er, at I kommer i gang med at udfylde granskningsrapporterne digitalt og ikke overlader det hele til en ekstern gransker. Tag de lette bygninger først. Det bliver mere overskueligt, når man arbejder med det.

5. Gransk 12 bygningsdele – de 5 grundigt

12 bygningsdele kommer under lup. Fem bygningsdele skal granskes grundigere end de andre. Det er kloak, tagdækning, væg, vinduer/døre og varmtvandsproduktionsanlæg. Byggeskadefonden har bidraget med teknisk viden i forhold til de vigtigste bygningsdele.

6. Tag BLs hjælpeskema med ud til de fem vigtigste bygningsdele

Print BLs hjælpeskema og undersøg de fem udvalgte bygningsdele ude i afdelingen, inden I begynder indtastningen i Excel-værktøjet. Granskningen skal foretages kort før den eksterne granskning.

7. Spring over, hvis I ikke kender svaret

Måske mangler I viden om bygningen på konkrete punkter. Gå videre til næste punkt i det digitale værktøj i stedet for at sjusse jer frem. Lad være med at gå i stå på grund af huller i viden.

8. Rødt flag – ingen panik

Røde flag dukker op i det digitale værktøj, hvis der for eksempel ikke er henlagt penge til vedligeholdelse. Skriv hvad I planlægger at gøre ved det. I skal vurdere så realistisk som muligt. Det gør granskningen af vedligeholdelsesplanen troværdig.

9. I styrer og bestiller den uvildige eksterne gransker

I finder den uvildige eksterne gransker ved at indhente flere tilbud, evt. sammen med et kollegaselskab. I kan bruge BLs udbudsskabelon. Personen skal være byggesagkyndig. Den eksterne gransker skal have jeres granskningsrapporter og vedligeholdelsesplaner udleveret. Granskeren skal selv foretage 10 procent stikprøver, dog mindst 3 og højst 8 besigtigelser.

10. Gå snart i gang

Den eksterne granskning skal gennemføres inden 1. januar 2022. BLs koncept lever op til lovens krav ifølge Transport- og Boligministeriet. I skal ikke stå til ansvar overfor den eksterne gransker, men overfor det kommunale tilsyn.

Find hele pakken med det digitale granskningsværktøj, vejledning og udbudsskabelon her.