Farvel til 33 meter hængemapper

 
For en del boligorganisationer bliver foråret særligt travlt. Den 25. maj træder persondataforordningen nemlig i kraft. Den regulerer den måde, virksomheder må opbevare og bruge data om personer på. For boligorganisationer handler det om at alt fra at sikre sig samtykke til at lægge billeder af medarbejderne på hjemmesiden til at sørge for at få slettet gamle oplysninger om fraflyttede beboere. Det sætter især grå hår i hovedet på de mindre boligorganisationer.

”Kravene til små og store virksomheder er de samme. Men i de små sidder der få medarbejdere med mange forskellige kasketter på. Så er det nemmere at være en stor organisation, hvor man måske har en jurist ansat, der kan tage sig af det,” siger Jens Harkov Hansen. Han er advokat og leder af persondatateamet hos advokatfirmaet Accura og underviser på BL’s kurser i persondataforordningen.

Et ordentligt gok i nødden
Det er ikke nyt, at der er regler for at opbevare personoplysningerne. Men blandt andet bliver bødestørrelsen hævet betragteligt. I værste fald nævner loven bødestørrelser på op imod 150 millioner kroner eller mere.

”Det nye er blandt andet, at nu kan man risikere at få et ordentligt gok i nødden ved at overtræde reglerne. Og at virksom¬heder i højere grad skal kunne dokumentere, hvilke oplysninger man arkiverer, hvad man bruger dem til, og hvor længe man har dem,” siger Jens Harkov Hansen.

Boligforeningen 10. marts 1943 er en mindre boligforening med seks medarbejdere i administrationen. De er godt i gang med at rette ind efter persondataforordningen.

”Det er en stor mundfuld og en udfordring. Det formoder jeg, det er for alle: Vi er en driftsorganisation, der er sat på jorden for at løse opgaver som økonomi, bygningsvedligeholdelse og huslejeopkrævning. Og så får vi her nogle helt anderledes opgaver ved siden af,” siger direktør Bjarne Wissing.
De bruger det som anledning til at få kigget deres arbejdsprocesser igennem, så de kan blive mere effektive.

72 kroner pr. lejemål
I løbet af foråret bliver de syv i en periode. For persondataforordningen betyder, at de må ansætte en ekstra medarbejder i to-tre måneder for at rydde op og scanne dokumenter ind fra de 33 meter hængemapper, der lige nu sætter sit tydelige præg på kontoret.
Hvert af de 1.241 lejemål har sin egen mappe. Det kommer til at koste omkring 90.000 kroner eller 72 kroner pr. lejemål. Men det skal holdes op imod, at beboerne betaler over 4.000 kroner i administrationsbidrag om året. Bjarne Wissing har været på flere seminarer igennem BL om persondataforordningen. Efterfølgende bliver det så hjemme i boligforeningen løbende drøftet på de ugentlige personalemøder.

”Det er kæmpestort, men egentlig også enkelt nok alligevel: Vi skal bare passe på beboernes data, og hver eneste gang vi anvender dem, skal vi kunne legitimere, hvorfor vi anvender dem. Hvis de ikke anvendes længere, skal vi sørge for at slette dem. Og så skal vi give beboerne indsigt i, hvilke af deres personoplysninger vi opbevarer, hvis de ønsker det,” siger han.

De skal for eksempel være opmærksomme på papirbunker på bordene. Særligt et kopirum er jo noget af det værste, siger han.

”Det er sådan et mindset, man bare skal have. Lige nu flyder oplysningerne rundt, og alle medarbejdere har uhindret adgang til dem,” siger han.
Accura har standardformularer om blandt andet samtykke, som medlemmer kan hente gratis på BL’s hjemmeside. Boligforeningen 10. marts 1943 har brugt en del af dem.
”Nogle gange er det også en fordel at være en lille organisation. Alt andet lige må større organisationer have større problemer end os, og vi kan måske læne os lidt tilbage og se, hvad de udvikler af løsninger,” siger han.


Fagbladet Boligen nr. 2 - 2018