Indblik: 16 millioner sparet

Rengøringen i NV (Ryparken II, Rymarksvænget, Lunde­vænget, Kantorparken og Atelierhusene) faldt til knap det halve, efter arbejdet havde været i  udbud. Den gamle pris var på 9.900.000 kroner, og den nye var 5.618.479 kroner. På samme måde faldt en række andre indkøb og serviceydelser, da fsb lavede centrale indkøbsordninger, som alle afdelinger skal bruge. 

I løbet af de første tre år, 2013-2016, var den samlede besparelse på otte varekategorier 16.476.769 kroner, og efterhånden som flere kommer med, vil den årlige besparelse stige, og på nogle af de udbud, der er gennemført, er der endnu ikke beregnet samlede besparelser. 

Både direktør i fsb, Pia Nielsen, og indkøbskonsulent Anne Marie Lindegaard fremhæver, at besparelserne er til fordel for lejerne. Det er deres huslejer, det handler om. 

”Jeg er glad for at være med til at gennemføre besparelser i driften, der forhindrer, at huslejen stiger eller måske oven i købet kan føre til, at den falder,” siger Anne Marie Lindegaard.  

Men de understreger også begge, at udbud ikke må gå ud over kvaliteten – og heller ikke har gjort det. I mange tilfælde har afdelingerne beholdt de håndværkere og andre leverandører, som de altid har haft – men til en bedre pris. Der er muligt, fordi de leverandører, der vinder opgaven, typisk får en større volumen og er sikret en bestemt mængde arbejde, fordi alle indkøb er centraliseret. 

Indkøbsstrategi

Fsb lavede en indkøbsstrategi fra 2013 og ansatte Anne Marie Lindegaard som indkøbskonsulent. Hun havde i mange år arbejdet med indkøb og logistik i England og vidste, hvordan man laver besparelser og dokumenterer dem. Efterfølgende havde hun et tilsvarende job i Domea. 

Prisen er det afgørende, når der bliver valgt leverandør. Udbuddet skal ske i overensstemmelse med EU’s udbudsregler, og driftsledelsen i de enkelte afdelinger kommer med forslag til, hvilke leverandører og håndværkere der skal byde på opgaven. En række betingelser er skrevet ind i udbudsmaterialet.

Det gælder for eksempel, at medarbejderne skal arbejde under overenskomst. De skal kunne fremvise identitetskort, været sikret feriepenge, og forholdene må ikke være dårlige end dem, den internationale arbejdstagerorganisation, ILO, foreskriver. 

”Vi vil sikre os imod, at folk arbejder til 35 kroner i timen,” siger Anne Marie Lindegaard. 

Og hun tilføjer, at 50.000 øjne og ører i de 12.000 lejemål nok observerer og melder tilbage, hvis de ser noget, der ser mærkeligt ud. Den, der vinder opgaven, skriver under på tro og love, at betingelserne bliver opfyldt.  Samtidig skal de firmaer, fsb laver aftaler med, overholde alle miljø- og arbejdsmiljøbestemmelser.  

”Får vi mistanke om uregelmæssigheder, sætter vi Skat på dem,” fastslår hun. 

Det har endnu ikke været nødvendigt, og hidtil har der ikke været problemer af den slags med leverandørerne. De eneste problemer, der har været, har drejet som om kvaliteten, og der har bare været tale om forskellige opfattelser af, hvordan den skal være. Det har kunnet løses med en snak med firmaet. 

”Det har bare været med til at gøre mig opmærksom på, hvad jeg skal gardere mig imod,” understreger hun.  

Volumen

Direktør Pia Nielsen fortæller, at hun blev opmærksom på de store besparelsesmuligheder, da fsb havde indhentet tilbud på revision og forsikring. 

”Det viste sig, at vi kunne få det til halv pris,” siger hun. 

Det inspirerede til at lave en indkøbsstrategi, fordi den store volumen på indkøbene kunne bringe priserne ned. Anne Marie Lindegaards første opgave var derfor at analysere fakturaerne for at få overblik over, hvor der blev købt for dyrt – og hos de forkerte. Det var nemlig ikke sikkert, at kaffe og maling skulle komme fra samme leverandør. 

”Vi blev simpelt hen opmærksomme på, at vi ikke udnyttede den styrke, der ligger i at kunne købe stort ind,” siger Pia Nielsen.

Arbejdstøj. Driftsmedarbejderne blev inviteret til at prøve, bedømme og stemme om deres fremtidige arbejdstøj. Det blev købt fælles ind til alle i driften. 

Modvilje

Anne Marie Lindegaard forstår godt, hvis der var en vis modvilje imod indkøbsordningen. Tidligere tog driftsledelsen i de enkelte afdelinger sig af indkøb og aftaler med håndværkere. 

”Og jeg tager jo et arbejdsområde fra dem,” siger hun og forstår godt, at det er følsomt. Men samtidig løser hun også en opgave, som de tidligere har skullet bruge tid på. Driftsledelsen har ofte brugt de samme håndværkere år efter år, fordi de var tilfredse med dem, der kendte dem – og fordi de så ikke skal bruge tid på at sætte en ny ind i arbejdet.  De har også haft en holdning til, hvilket arbejdstøj der skulle bruges, og hvilke håndværkere der var gode.  Pia Nielsen nævner, at medarbejderne i driften skal være gode til mange forskellige ting. 

”Flere af vores driftsledere er dygtige til at indhente priser til deres egen bebyggelse. Men når vi samler volumen for hele fsb, kan vi få bedre priser. Udover at spare en masse penge på de centrale indkøbsaftaler, sparer vi også driften for nogle arbejdsgange og for besværet med selv at indhente tilbud,” siger hun. 

”Det har også spillet en rolle for dem, hvor hurtigt en håndværker kunne rykke ud,” understreger Anne Marie Lindegaard.

Hun har måttet berolige både beboere og bestyrelser med, at der ikke ville ske forringelser, fordi indkøbene bliver centraliseret. 

”Nogle af dem har været bekymret over at miste deres faste håndværkere eller over, at nogle arbejdsgange bliver ændret. Men når så der kommer økonomi på bordet, spørger de sig selv, om det virkelig er 1,5 millioner kroner værd at beholde den gamle leverandør,” siger hun.  

Under alle omstændigheder er driftsafdelingen med til at lave kravsspecifikationer til brug for udbuddet, så driften er meget inddraget i beskrivelsen i udbudsmaterialet, og undervejs udveksler de ideer til, hvordan arbejdet kan beskrives mest mulig korrekt. 

”Og i den sidste ende har driften stor indflydelse på, hvem der bliver valgt til at komme med tilbud, idet de hver især nominerer de håndværkere, der skal indbydes til en licitationsrunde,” fastslår hun.  

Når aftalen er trådt i kraft, er det driften, der ligesom før har kontakten med håndværkere og andre leverandører, men det er indkøbskonsulenten, der indgår aftalerne. 

Anne Marie Lindegaard. Anne Marie Lindegaard forstår godt, hvis der i begyndelsen var en vis modvilje mod indkøbsordningen.– Det er jo følsomt, for jeg tog et arbejdsområde fra dem, siger hun.

Puljer

Nogle arbejdsopgaver kan godt opdeles i mindre puljer eller delaftaler, og på nogle områder kan man godt vælge flere leverandører. På et område kunne de i teorien have valgt syv leverandører, men endte med to. Man kan også lave rammeaftaler, så der kan laves miniudbud, hvis der for eksempel er mange flytninger, og den faste leverandør ikke kan overkomme dem alle. 

”Vi prøver jo på ikke at låse os for fast, siger hun. Men alle leverandører skal leve op til de samme betingelser, som vi stiller til de øvrige leverandører, og anvendelse af underleverandører skal altid være aftalt med fsb. 

Det er afgørende, at alle afdelinger bruger de valgte leverandører, for de skal kunne regne med, at de får de opgaver, de er blevet stillet i udsigt. 

”Det er en del af vores succes med at opnå lavere priser, at jeg indgår aftaler på vegne af alle vores 97 afdelinger,” siger hun. 

Derfor kan leverandørerne regne med en vis volumen, selv om man ikke på forhånd kan love et bestemt antal istandsættelser efter flytning eller et bestemt antal vinduer, der skal skiftes.
 

Alle aftaler bliver indgået for fire år ad gangen. Tidsrammen er valgt af hensyn til håndværkere og andre, der eventuelt skal udvide virksomheden for at kunne løse alle de aftale opgaver for fsb.

Fælles indkøb har medført store besparelser - og de kommer lejerne til gode.

Billigere tilbud

Anne Marie Lindegaard er godt klar over, at der kan opstå eksempler på, at enkelte ydelser kan skaffes billigere andre steder. 

”Men vi er nødt til at se på det samlede tilbud, selv om man måske kan købe enkelte varelinjer, fx en bestemt kaffe eller vandhaner, billigere et andet sted,” siger Anne Marie Lindegaard.

”Vi kan ikke gardere os imod spottilbud eller imod, at leverandører bevidst går ind og underbyder en vindende entreprenør, og her er det vigtigt, at jeg har så tæt et forhold til driftspersonalet, at jeg bliver gjort opmærksom på dette,” fortsætter hun. 

De enkelte boligafdelinger har haft massevis af faste leverandører af alt lige fra kaffe til udskiftning af blandingsbatterier og istandsættelse og rengøring i forbindelse med flytning. 

Fsb har lavet centrale indkøbsordninger med udbud af kerneområderne, lidt efter lidt, område for område.

”Vi har tænkt os rigtig, rigtig godt om, inden vi satte det i gang, og taget os god tid til at analysere de gamle fakturaer, så vi kunne vurdere, hvor vi skulle fokusere,” siger Pia Nielsen. 

For at gøre det til en succes var det nødvendigt at investere i et it-program, der kunne hjælpe med at analysere fakturaerne, og desuden var det afgørende at sørge for, at beboerne og driften blev ordentligt informeret, så der ikke opstod myter om, hvad det handlede om.


Fagbladet Boligen nr. 10 - 2017