Nyt netværk hjælper boligorganisationer med komplicerede GDPR-regler

Torsdag den 28. november holdt et nyt alment GDPR-netværk sit første møde i Aarhus. Med til mødet sad GDPR-ansvarlige medarbejdere fra en lang række jyske boligorganisationer. Alle sad de klar til at dele deres bedste erfaringer og største udfordringer med at overholde den nye, skærpede persondatalovgivning, som trådte i kraft i maj 2018.

Netværksmødet, som har en lignede pendant i København, var det første i en række af møder, hvor de almene boligselskaber ved hjælp af vidensdeling og erfaringsudveksling sammen skal forsøge at blive bedre til at håndtere de almene beboeres persondata. Mødet var arrangeret i et samarbejde mellem BL – Danmarks Almene Boliger og Dansk Erhverv.

Blandt de mange GDPR-medarbejdere sad Gitte Bjerregaard fra FællesBo i Herning også klar til at dele sin største udfordring med resten af forsamlingen.

”Vores største udfordring er korrespondancen ud af huset. Beboerdemokratiet synes ofte godt, at det kan få nogle oplysninger fra os om for eksempel navnene på nye beboere, så de kan give dem en buket blomster med navn på. Det er selvfølgelig træls, at de ikke må få det, når de har været vant til det tidligere, men vi er kommet frem til, at det strider mod den nye lovgivning,” siger Gitte Bjerregaard, udlejningschef hos FællesBo.

Notat støttede FællesBo

Lige netop den problemstilling, om man må dele navne på beboere med en afdelingsbestyrelse, er Gitte Bjerregaard ikke den eneste, der har siddet med. Det blev således diskuteret flittigt til netværksmødet, og BL’s chefjurist Sanne Steen Petersen, som sad med til mødet, havde kort forinden udgivet et notat på BL’s hjemmeside om selvsamme problemstilling. 

Og konsensus til mødet stemte da også nogenlunde overens med BL’s holdning. Nemlig, at der ikke umiddelbart findes nogle konkrete tilfælde, hvor afdelingsbestyrelserne er berettigede til at modtage lister fra boligorganisationerne med beboeres navne på.

”Vi havde lige haft den diskussion i FællesBo, så det var rigtigt dejligt at se, at BL en uge senere udgav et notat, der støttede vores beslutning,” siger Gitte Bjerregaard.

Støtter hinanden

Deling af oplysninger med afdelingsbestyrelser var dog langt fra den eneste problemstilling, som blev diskuteret på GDPR-mødet. Også databehandlingsaftaler, sletning af mails, brugeradgang til administrationssystemer og det generelle samarbejde med de almene bestyrelser var oppe at vende.

”Helt overordnet set, så handler møderne om at skabe opmærksomhed og dialog. At gøre boligforeningerne opmærksomme på, at reglerne er her, og at drøfte, hvordan reglerne skal forstås og anvendes i det daglige arbejde med personoplysninger,” siger BL’s chefjurist, Sanne Steen Petersen.

GDPR-netværket markerer første gang, at BL og Dansk Erhverv arrangerer et netværksmøde sammen. BL blev medlem af Dansk Erhverv i januar, så GDPR-møderne er en milepæl i samarbejdet mellem de to organisationer. Og samtidig et vidnesbyrd om, hvor efterspurgt møder om dette emne har været.

”Vi har fået at vide fra flere boligorganisationer, at de har behov for noget bistand på det her område. De har behov for, at man som her i netværket kan mødes og snakke med andre boligorganisationer for at høre, hvordan de gør tingene helt praktisk. Så det er det, vi forsøger at supportere,” siger Sanne Steen Petersen.

Der blev delt erfaringer, da de GDPR-ansvarlige fra jyske-boligorganisationer holdt netværksmøde.

Må man gemme alle klager?

Det spørgsmål til mødet, som skabte størst uenighed, var, hvilke oplysninger i en klage som boligforeningerne må gemme.

”Hvad skal vi gøre, når en beboer i en klagesag skriver om revl og krat? Når en beboer for eksempel siger, at en nabo er sindssyg, er det så en personoplysning? Må vi gemme den klage?”

Sådan lød et spørgsmål til de andre GDPR-repræsentanter til netværksmødet. 

”Der er jo nogle anklager, som er så åbenlyst grundløse, at det ikke giver mening at gemme dem,” sagde en anden mødedeltager.

”Men det kan jo godt være, at klagen er reel nok. Den kan bare indeholde personoplysninger, der er følsomme og irrelevante for klagesagen. Klagerne skulle så bare ikke også have sagt, naboen er muslim eller medlem af fagforbundet 3F. For hvad gør jeg med de oplysninger, mens jeg behandler klagen?” spurgte en tredje.

Efter en del diskussion frem og tilbage endte spørgsmålet hos advokat og erhvervsjuridisk fagchef hos Dansk Erhverv, Sven Petersen, som havde holdt oplæg om GDPR for deltagerne.

”Hvis I er forpligtet af lov til at behandle de klagesager, så skal I også gemme alle oplysninger, der kommer ind med klagen. I kan jo ikke vurdere, hvilke dele af klagen som er relevante, før I har behandlet klagen,” sagde Sven Petersen.

Nogle boligorganisationer holdt dog fast i, at oplysninger, som er åbenlyst irrelevante, bør slettes med det samme. Også selvom man ikke lige så let, som man tidligere kunne med breve, kan udstrege enkelte dele af en mail.

Ser frem til flere møder

Debatten om opbevaring af oplysninger i klagesager var også meget nyttig for Gitte Bjerregaard fra Fællesbo.

”Diskussionen endte jo ud i, synes jeg, at det er en vurderingssag, hvordan man skal opbevare klagerne. Vi ser det som en nødvendighed at opbevare hele den klage, der kommer ind. Også selvom nogle oplysninger måske er irrelevante. For når sagen ikke er aktuel længere, så sletter vi jo oplysningerne igen,” sagde hun i en pause i det tre timer lange netværksmøde.

Overordnet var hun dog glad for de ting, der havde været vendt på mødet, og hun så frem til at lære endnu mere på møderækken.

”Jeg tror bestemt, at jeg kan lære en masse til møderne her. Og jeg vil også gerne have flere notater fra BL, som støtter de beslutninger, som vi selv er nået frem til. Det var brugbart at kunne vise til vores beboerrepræsentanter, som ikke er enige med os,” sagde Gitte Bjerregaard med et smil.