KAB om indkøbsportal: ”Vi ser ind i kæmpe besparelser”

”Prøv lige at se, hvor let det er. Ét tryk på køleskabet her, så står det foran din hoveddør i morgen.”

Fagbladet Boligen er på besøg i KAB for at høre om den nye elektroniske indkøbsportal, som efter sommeren løbende bliver rullet ud i alle 34 boligorganisationer, der er administreret af KAB.

Udbud- og indkøbskonsulent i KAB, Carina Christensen, viser begejstret på storskærmen, hvor legende let det bliver for boligafdelingernes driftspersonale at købe hvidevarer, VVS-artikler og batteridrevne værktøjer hjem til beboerne og afdelingen.

”Boligafdelingerne vil i gennemsnit spare 20-30-40 procent, i forhold til de priser de er vant til at betale lokalt. Og det vil jo i sidste ende holde huslejerne nede,” fortæller Carina Christensen.

Det er ganske mange komfurer, radiatorventiler og skruemaskiner, som bliver købt hjem i KAB-Fællesskabet. De kommer med en kæmpe volumen af ordrer til deres 418 almene afdelinger med 65.000 boliger og dertil hørende beboerhuse, vaskerier og fællesområder.

Vicedirektør i KAB, Lone Skriver, er med på dagens møde for at fortælle om rejsen, de har været igennem for at udvikle indkøbsportalen. Det er ikke sket hen over natten, men har været i gang siden 2020.

”Det har været virkelig spændende og en meget lærerig proces – både for os i administrationen og i boligorganisationerne. Vi har fuldstændigt kortlagt indkøbsvaner og produktvalg ude i alle organisationerne. Med den størrelse, vi har, og grundige analyser i hånden har vi kunnet lave klare leverandørkrav i vores udbud og ikke mindst haft et solidt grundlag i forhold til at indhente gode priser,” fortæller Lone Skriver.

I første version af indkøbsportalen er det kun muligt at købe varer. På sigt er planen at udvide med serviceydelser – for eksempel elevatorservice, el-arbejde og andre håndværksopgaver, som driften ikke selv kan udføre.

Artiklen fortsætter under billedet

Alle skal på indkøbsportalen

”Vi tror på, at alle boligorganisationer er koblet på indkøbsportalen omkring nytår,” er vurderingen fra Lone Skriver og Carina Christensen, som begge har været med på projektet fra den spæde start.  

Ingen boligorganisationer er undtaget. Det var nemlig et krav fra KAB, at alle 34 organisationsbestyrelser i KAB-Fællesskabet bakkede op om indkøbsprojektet, inden de gik i gang med at udvikle portalen tilbage i 2020.

Projektet er kun bæredygtigt, hvis KAB kan lave indkøbsaftaler på vegne af hele KAB-Fællesskabet – med hensyntagen til de enkelte afdelingers krav og behov i forhold til levering, sortiment, lager og fleksibilitet.

Alle afdelingers indkøb skal fremover klares i portalen. Dermed er det slut for driften at smutte ned i det lokale byggemarked for at købe skruer og værktøj.

”Det kræver en kulturændring i afdelingerne, men jeg er sikker på, at de mange besparelser vil tænde en gnist i driften, så der måske endda kan gå lidt sport i det,” griner Lone Skriver.

Udover kroner og ører, så er der også mange medarbejderressourcer at spare ved at anvende portalen. Tid, der kan bruges til endnu bedre service over for beboerne og til at varetage beboerserviceopgaver i boligerne.

Lige nu kører portalen for fuldt blus i to testorganisationer, Stenløse-Ølstykke Boligforening og AKB, Albertslund. De har givet gode tilbagemeldinger på både funktionalitet, varesortiment og priser – og meldt fejl og mangler ind, så portalen kan blive finjusteret, inden den store udrulning går i luften.

Hver boligorganisation får en skræddersyet version af portalen med egen identitet og logo. De får også mulighed for at lave individuelle favoritlister med de varer, som de køber mange af. På den måde slipper driften for at lede efter varer, de ofte handler.

Kan man kun få udbytte af en indkøbsportal, hvis man er stor som jer?

”Det hjælper selvfølgelig på rabatterne at kunne lægge mange ordrer. Derfor er det da værd at overveje, om man kan gå sammen med andre boligorganisationer for at skabe en volumen, som giver de gode rabatter. Systemmæssigt er det jo også en tung byrde at være alene om.”

Kæmpe besparelser at hente

Ifølge Lone Skriver stod leverandørerne i kø for at byde ind i KAB’s udbudsrunde i 2022/2023.

Men de har valgt kun at gå videre med tre, som alle har bestået KAB’s krav til rabatter, effektiv levering, bredt varesortiment, kvalitet, og at al handel skal foregå via portalen.

KAB’s målsætning er at give boligorganisationerne besparelser på cirka 20 procent. Ikke kun i form at lavere priser på varer, men fordi brugen af indkøbsportalen vil stramme op på indkøbsvanerne i boligorganisationerne.

”Det vil sætte fokus på effektivitetsdagsordenen, både hos os og ude i afdelingerne. Jo mere vi centraliserer vores indkøb, jo højere krav kan vi stille til vores leverandører,” forklarer Carina Christensen.

Driften vil fremover kunne købe varer med minimum 20 procent rabat, de fleste varer også med højere rabat.

”En af vores testorganisationer har lige meldt tilbage, at de har købt nogle varer 40 procent billigere, end de plejer, så det er jo ret imponerende,” siger Carina Christensen.

Og det er ikke kun hos KAB, at der bliver arbejdet med at etablere indkøbsportaler, lyder det fra Mikkel Jungshoved, ansvarlig for BLs Indkøbsnetværk:

"Vi har de senere år set flere administrationsselskaber og større boligorganisationer tage initiativ til at oprette indkøbsportaler samt større fælles udbud, hvor flere boligorganisationer går sammen om et udbud. Blandt andet gik AAB Varde og Ringkøbing-Skjern Boligforening sammen med en række andre boligorganisationer om et stort udbud af deres vand- og varmemålere."

Det starter med en indkøbsstrategi

Lone Skriver og Carina Christensen har de sidste mange måneder været på turne rundt i boligorganisationerne for at vise den nye indkøbsportal frem – og motiveret boligorganisationerne til at lave en indkøbspolitik, som fortæller, hvordan de som organisation skal købe ind.

”Det er vigtigt, at boligorganisationen beslutter, hvilke krav produkterne skal leve op til. Vil de pushe den grønne dagsorden med ekstra strikse krav til energimærkning? Fokuserer de mere på pris og kvalitet eller noget helt andet? Det beslutter de selv,” siger Lone Skriver.

Fælles for alle skal dog gerne være, at de vil nedbringe driftsudgifterne i boligafdelingerne, for ”en krone sparet på indkøb er en krone sparet hos beboerne”, som der står i KAB’s egen indkøbsstrategi.

”Med KAB’s strategi har vi skabt rammerne for effektivt indkøb i boligorganisationerne. Mængden af leverandører er væsentligt minimeret, systemerne er optimeret, processerne er effektiviseret, og vi har en tæt leverandørstyring,” fortæller vicedirektøren.

Carina Christensen, som i sit daglige arbejde har fokus på udbud og indkøb, supplerer:

”Det i det hele taget bare en rigtig god øvelse at kigge på sine indkøb og leverandøraftaler med jævne mellemrum. Der er altid plads til forbedringer.”

Hvad er rådet til andre, som overvejer at udvikle en lignende indkøbsportal?

”Start i det små – kom i gang – og byg på. Systemet kan en hel masse, men vil man blive rigtig god til det hele, så skal det udvikles i bidder.”

”Brug den nødvendige tid til at fastlægge jeres indkøbsprincipper og målsætninger. Derefter skal I lave en grundig analyse af markedet og finde ud af, hvad I vil med det. Lav analyser af alle de produkter, I bruger, for først der får I de gode priser og rammer det, I kan bruge i driften. Det gør også, at driften tager bedre imod indkøbsportalen.”

Læs mere om KAB’s arbejde med indkøbsportalen her