26. OKT. 2021 KL. 12:40

5 gode råd: Sådan lokker I flere med til afdelingsmødet

Indkaldelse Afdelingsmøde Top

En spændende indkaldelse til afdelingsmødet kan være afgørende for, om beboerne møder op.

For mange beboere møder ikke op til det årlige afdelingsmøde. Ofte, fordi de ikke kan se, hvad det betyder for dem. Læs her, hvordan I kan få flere med til møderne ved at lave en spændende indkaldelse.

Undrer I jer også over, at så få beboere dukker op til afdelingsmødet, selvom det kun er én gang om året? Så er det måske, fordi de ikke ved, hvad de kan bruge mødet til.

Mange kan ikke se sig selv i den ofte meget formelle indkaldelse, der bliver sendt ud inden beboermødet. For er det ikke tydeligt beskrevet, hvad man får ud af at hive to timer ud af kalenderen i en måske travl hverdag, så vælger mange den lette løsning – at blive hjemme den aften.

Et godt sted at starte er at peppe mødeindkaldelsen op og lade den være appetitvækkeren til mødet.

”Fortæl beboerne i helt almindeligt hverdagssprog, at de på det årlige afdelingsmøde kan forvente hyggeligt samvær med deres naboer, og at de her har en unik mulighed for at være med til at beslutte, hvad der skal ske i deres boligområde,” fortæller Henrik Madsen, der er konsulent i BL Kurser og Rådgivning.

Udover at være indbydende og spændende at læse, skal indkaldelsen selvfølgelig være afstemt med boligorganisationens vedtægter. Det vil sige, at den skal indeholde visse punkter.

Men der er ingen krav til, hvordan man beskriver de forskellige punkter. Så det er bare om at være kreativ. 

Henrik Madsen giver her et par gode råd til, hvordan I får lavet en indkaldelse, som kan lokke flere beboere med til møderne:

AFDELINGSMØDET

Der skal holdes afdelingsmøde mindst én gang om året i alle almene boligafdelinger. Og alle beboere i afdelingen kan deltage.

På afdelingsmødet beslutter beboerne, hvad der skal sættes i gang i det kommende år. Alle kan indsende ideer og forslag til mødet – lige fra legepladser, grønne projekter til flere fester, eller at noget i afdelingen trænger til at blive sat i stand.

Afdelingsmødet er også stedet, hvor beboerne vælger en afdelingsbestyrelse. Her har alle mulighed for at stille op til valg, hvis man ønsker at være en del af bestyrelsen.

Fortæl beboerne i helt almindeligt hverdagssprog, at de på det årlige afdelingsmøde kan forvente hyggeligt samvær med deres naboer, og at de her har en unik mulighed for at være med til at beslutte, hvad der skal ske i deres boligområde.

Henrik Madsen, konsulent i BL Kurser og Rådgivning

Læs senere artikler

Video: Her er de 3 ting, du skal have styr på til afdelingsmødet

Læs nu
Læs senere
Tilføjet til læse listen

Få de 5 gode råd til afdelingsbestyrelsen i denne video

Læs nu
Læs senere
Tilføjet til læse listen

 

1: Lav en fængende overskrift

”En god overskrift skal gøre læseren nysgerrig, så de læser videre. Og læser de videre, er chancen for, at de møder op til mødet også større.”

2: Skriv i hverdagssprog

”Skriv, som du taler. Det vil sige i et sprog, som vi alle forstår. Hvis sproget bliver for formelt, går de fleste i stå. Og møder måske heller ikke op til mødet, fordi de tænker, at det nok er ’lige så formelt’ som indkaldelsen.”

3: Undgå for meget punktform

”Overskrifter i punktform siger ofte ikke ret meget om indholdet – og det er for de fleste kedeligt at læse. Bred emnerne ud, så alle forstår, hvad de skal tale om på mødet.”

4: Uddyb forslagene fra beboerne

”Hvis der er indkomne forslag fra beboerne, så få forslagsstilleren til at forklare, hvorfor han/hun stiller forslaget, og hvordan det kan påvirke beboernes hverdag.”

Det kan være forslag om ændring af p-pladser, fordi det er svært for alle at få plads til deres bil. Eller indkøb af ekstra gyngestativ, fordi gyngerne er blevet så populære, efter der er flyttet flere børnefamilier til.

En forklaring på forslaget gør det mere nærværende og vedkommende for beboerne – og kan man se sig selv i det, vil man også gerne forholde sig til det.”

5: Skriv, hvorfor de skal komme til mødet

”Afdelingsmødet er for alle beboerne, og alle har lige meget at skulle have sagt. Uanset om man er formand for afdelingsbestyrelsen eller menig beboer. Det kunne der godt være en del, som ikke er bekendt med.”

Ifølge Henrik Madsen fra BL fungerer beboerdemokratiet nu engang bedst, når beslutningerne afspejler hele afdelingens beboere. Og beboerne vil også føle større ejerskab til deres boligområde, når de har været med til at træffe beslutningerne.

Han synes også, at det giver god mening, at man i indkaldelsen skriver, hvis der er forplejning til mødet. Og indfører et sluttidspunkt for mødet. Det tiltaler rigtig mange at kende tidsrammen, så for eksempel børnefamilier bedre kan planlægge deres aften. 

Vælg også et tidspunkt, som passer de fleste. Det behøver ikke altid at være torsdag aften klokken 19 – varier mødetiden, så alle har lige mulighed for at deltage.

God fornøjelse med de kommende afdelingsmøder.

Om skribenten

anja_andersen.jpg
Anja Robstrup Andersen

Anja Andersen er journalist og skriver om drift, byggeri, renoveringer, personportrætter og livet i landets almene boligafdelinger.

Seneste Artikel

Stigende materialepriser kan give millionregning på forliste projekter

Anja Andersen er journalist og skriver om drift, byggeri, renoveringer, personportrætter og livet i landets almene boligafdelinger.

Seneste Artikel

Stigende materialepriser kan give millionregning på forliste projekter

Fik du

læst disse?

Foto Holger Anderson Kraner Høje udgifter for nybyggeri rammer planen om flere almene boliger
Seminar Forebyggelsesområder Forebyggelsesområder betyder nye kriterier og regler
BL Tingbjerg 111018 004 Ekstra varmeregning lander hos lavtlønnede i København
Dansk Landskabspris 21 04 0 Remiseparken ved Urbanplanen vinder Dansk Landskabspris 2021
DSC05677 AlmenNet sætter kurs mod markant ny strategi
Se alle artikler ( 2249 )

0

Læseliste