5 gode råd: Sådan lokker I flere med til afdelingsmødet

Undrer I jer også over, at så få beboere dukker op til afdelingsmødet, selvom det kun er én gang om året? Så er det måske, fordi de ikke ved, hvad de kan bruge mødet til.

Mange kan ikke se sig selv i den ofte meget formelle indkaldelse, der bliver sendt ud inden beboermødet. For er det ikke tydeligt beskrevet, hvad man får ud af at hive to timer ud af kalenderen i en måske travl hverdag, så vælger mange den lette løsning – at blive hjemme den aften.

Et godt sted at starte er at peppe mødeindkaldelsen op og lade den være appetitvækkeren til mødet.

”Fortæl beboerne i helt almindeligt hverdagssprog, at de på det årlige afdelingsmøde kan forvente hyggeligt samvær med deres naboer, og at de her har en unik mulighed for at være med til at beslutte, hvad der skal ske i deres boligområde,” fortæller Henrik Madsen, der er konsulent i BL Kurser og Rådgivning.

Udover at være indbydende og spændende at læse, skal indkaldelsen selvfølgelig være afstemt med boligorganisationens vedtægter. Det vil sige, at den skal indeholde visse punkter.

Men der er ingen krav til, hvordan man beskriver de forskellige punkter. Så det er bare om at være kreativ. 

Henrik Madsen giver her et par gode råd til, hvordan I får lavet en indkaldelse, som kan lokke flere beboere med til møderne:

1: Lav en fængende overskrift

”En god overskrift skal gøre læseren nysgerrig, så de læser videre. Og læser de videre, er chancen for, at de møder op til mødet også større.”

• Går jeres beboere mest op i fællesskabet, så fokuser på det. Indled for eksempel med et ’Kom og mød dine naboer til en hyggelig aften’ eller ’Kom og vær fælles om det bedste sted at bo’.
• Går de mere op i at få indflydelse på afdelingens projekter og arrangementer, så indled med et af de emner, som der skal stemmes om på mødet. For eksempel ’Synes du, at vi skal have husdyr i vores afdeling’ eller ’Vil du have en el-ladestander på vores p-plads?’.
• Træk det emne frem fra dagsordenen, som I tænker kan vække flest følelser hos beboerne, og helt op i overskriften. Det vil vække lysten til at deltage i mødet.

2: Skriv i hverdagssprog

”Skriv, som du taler. Det vil sige i et sprog, som vi alle forstår. Hvis sproget bliver for formelt, går de fleste i stå. Og møder måske heller ikke op til mødet, fordi de tænker, at det nok er ’lige så formelt’ som indkaldelsen.”

• Undgå paragraffer og uforståelige forkortelser. Det skræmmer mange væk. Husk på, at mange af afdelingens beboere aldrig har været en del af beboerdemokratiet før – så dem skal I gerne tiltrække, så de har lyst til at blive en del af fællesskabet.
• Brug helt almindelige hverdagsord, og vær ikke nervøs for, at uformelt sprog er lig med useriøst indhold.

3: Undgå for meget punktform

”Overskrifter i punktform siger ofte ikke ret meget om indholdet – og det er for de fleste kedeligt at læse. Bred emnerne ud, så alle forstår, hvad de skal tale om på mødet.”

• Sæt et par ord på ’Beretningen’, ’Årsregnskabet’ og de andre punkter. Modtageren skal føle, at det her er vigtigt at deltage i. Eller at det her bliver hyggeligt at være en del af.
• Det faste punkt på dagsordenen ’Godkendelse af afdelingens budget’ kunne I erstatte med ’Kom og bliv klogere på, hvordan vores økonomi hænger sammen, og hvilke muligheder vi har, når vi præsenterer afdelingens budget’. Lav eventuelt også et par nedslag i budgettet, som skiller sig ud.
• Til punktet ’Beretning’, kan I for eksempel tilføje ’Kom og hør om alle de ting, vi har opnået i vores afdeling i år – og hvad vi har af ideer og visioner for de næste år’.

4: Uddyb forslagene fra beboerne

”Hvis der er indkomne forslag fra beboerne, så få forslagsstilleren til at forklare, hvorfor han/hun stiller forslaget, og hvordan det kan påvirke beboernes hverdag.”

Det kan være forslag om ændring af p-pladser, fordi det er svært for alle at få plads til deres bil. Eller indkøb af ekstra gyngestativ, fordi gyngerne er blevet så populære, efter der er flyttet flere børnefamilier til.

En forklaring på forslaget gør det mere nærværende og vedkommende for beboerne – og kan man se sig selv i det, vil man også gerne forholde sig til det.”

5: Skriv, hvorfor de skal komme til mødet

”Afdelingsmødet er for alle beboerne, og alle har lige meget at skulle have sagt. Uanset om man er formand for afdelingsbestyrelsen eller menig beboer. Det kunne der godt være en del, som ikke er bekendt med.”

• Hjælp beboerne med at forstå meningen med afdelingsmødet ved at indsætte et afsnit om, hvorfor de skal møde op til mødet:
• Du møder dine naboer
• Du får indflydelse på dit boligområde
• Du kan stille spørgsmål til bestyrelsen

Ifølge Henrik Madsen fra BL fungerer beboerdemokratiet nu engang bedst, når beslutningerne afspejler hele afdelingens beboere. Og beboerne vil også føle større ejerskab til deres boligområde, når de har været med til at træffe beslutningerne.

Han synes også, at det giver god mening, at man i indkaldelsen skriver, hvis der er forplejning til mødet. Og indfører et sluttidspunkt for mødet. Det tiltaler rigtig mange at kende tidsrammen, så for eksempel børnefamilier bedre kan planlægge deres aften. 

Vælg også et tidspunkt, som passer de fleste. Det behøver ikke altid at være torsdag aften klokken 19 – varier mødetiden, så alle har lige mulighed for at deltage.

God fornøjelse med de kommende afdelingsmøder.