Nu stemmer beboerne om renoveringer: 5 råd til god kommunikation

Afdelingsmøderne står i kø for at stemme planerne for renovering af 72.000 boliger igennem, så arbejdet med isolering af facader, nye køkkener og badeværelser kan gå i gang ude i de almene boligafdelinger.

”Det er vigtigt, at boligorganisationerne inddrager beboerne mest muligt og gerne helt fra start. Det giver ejerskab til projektet og løfter kvaliteten af renoveringen, når beboerne selv har været med til at beslutte, hvilke forbedringer de får i deres boliger,” siger Andres Tue Møller, der er kommunikationspilot i Tuen Media.

Andres Tue Møller har i flere år rådgivet og undervist almene boligorganisationer i god beboerkommunikation, når de planlægger renovering af en boligafdeling.

Han vejleder dem i, hvordan de som boligorganisation klæder deres beboere bedst muligt på, så det er tydeligt for dem, hvad de stemmer om på det afgørende afdelingsmøde.

Tryghed ved, at man er afgørende for, at man føler sig tryg ved at tage stilling til så store beslutninger. 

Andres Tue Møller giver her fem gode råd til, hvordan man kommunikerer ærligt og troværdigt i hele forløbet op til afstemningen:

1. Præsenter projektet, huslejen og en tidsplan

• Fremlæg den endelige plan for renoveringsprojektet. Det skal være tydeligt for beboerne, hvad de har i vente – ikke kun fine skitser af de nyrenoverede boliger, men også information om byggerod og håndværkerbesøg
• Lav en overordnet tidsplan – også selv om den er med forbehold.
• Præsenter budget (nøgletal) og huslejeberegninger. Giv eksempler på, hvordan en eventuel boligstøtte tilpasses den nye husleje.
• Er der genhusning, er det vigtigt at fortælle beboerne om den sikkerhed og de rettigheder, de har. Lav eventuelt interview med beboere fra andre afdelinger, som har oplevet at være genhuset. 

Andres Tue Møller: ”Selv om eksterne rådgivere og projektledere har arbejdet tæt med beboerne i hele udviklingsforløbet, så skal man være opmærksom på, at det ofte kun er en mindre gruppe af beboere, der reelt har involveret sig i projektet. Samtidig går der typisk mange år, fra ideudviklingen og til det færdige projekt skal præsenteres. Det kræver åbenhed, grundighed og ærlighed, når man skal samle alt dette op, så alle beboere kan overskue og gennemskue konsekvenserne ved deres beslutning.”

2. Involver afdelingsbestyrelsen

• Gør medlemmerne af afdelingsbestyrelsen til ambassadører for renoveringsprojektet og lad dem være centrale personer i kommunikationen til beboerne.
• Lav interview med dem – også om de ”ømme” punkter og deres bekymringer. 
• Afstem helhedsplanen med afdelingsbestyrelsen, inden projektet bliver præsenteret på afdelingsmødet.

Andres Tue Møller: ”Afdelingsbestyrelsen har som regel været positivt involveret i forarbejdet. Nu gælder det om at hjælpe dem med at formidle deres syn på projektet. Og er der punkter i projektet, som de ikke er vilde med – så skal det ikke pakkes væk. Sørg i stedet for, at de forskellige uenigheder bliver fremhævet som gode eksempler på, at projektet er nødt til at være et kompromis. Og at det færdige projekt er summen af de bedste kompromisser.”

3. Fortæl om konsekvenserne ved et nej

Det er vigtigt at fortælle beboerne, hvad der sker, hvis de stemmer nej på afdelingsmødet.

• Få administrationen/rådgiverne til at lave estimater over huslejekonsekvenser ved et nej.
• Forklar overfor beboerne, at det kan blive dyrere for afdelingen at udsætte projektet, da det ofte er billigere at renovere, inden der opstår akutte behov.
• Orienter om, at afdelingen ikke er garanteret driftsstøtte fra Landsbyggefonden på et senere tidspunkt.

Andres Tue Møller: ”For de fleste beboere virker det mærkeligt, at man har arbejdet i 5-6-7 år på en helhedsplan, og nu skal planen med kort varsel godkendes af beboerne. For nogle kan det ligefrem skabe mistro til projektet. Her gælder det om at være så åben i sin kommunikation som mulig. Det kan man gøre ved at fremvise troværdige tal ved et nej til planen.”

Artiklen fortsætter under boksen. 

4. Skriv ”for” beboerne, ikke ”til” beboerne

• Skriv med en journalistisk vinkel. Gør administration, projektleder, arkitekter, afdelingsbestyrelse og beboergrupper til kilder.
• Vær opmærksom på beboersammensætningen, og tilpas så vidt muligt sprog og form til modtagerne.
• Lav et samlet magasin med baggrundsartikler, beskrivelse af projektet og økonomien. Det udgør også beslutningsgrundlaget til afdelingsmødet.

Andres Tue Møller: ”Pointen med at skrive ’journalistisk’ er, at beboerne skal opleve, at de får svar på alle deres spørgsmål. At der er skrevet i et sprog, der er til at forstå, og at der også bliver skrevet og talt om de svære eller upopulære emner. Det gør formidlingen mere troværdig.”

5. Møde og opsamling

• Hold løbende orienteringsmøder for beboerne, så renoveringsplanen bliver justeret inden afdelingsmødet.
• Brug en ekstern mødeleder til orienteringsmødet, så alle andre kan koncentrere sig om at være eksperter.
• Giv plads til debat.
• Udsend et nyhedsbrev efter mødet, som samler op på eventuelle justeringer i projektet og fortæller om det videre forløb.

Andres Tue Møller: ”Hele beboerprocessen bliver meget intensiv frem mod det besluttende afdelingsmøde. Derfor er det vigtigt at være hurtige med referater og nyhedsbreve og samtidig åbne for alle nødvendige mødeformer, så alle beboere kan få svar på deres spørgsmål. Det kan for eksempel være afgørende, at man både holder fællesmøder, uformelle cafemøder og 1:1-samtaler.”