Robotter løser opgaver i administrationen

Robotterne kommer! Det kan lyde som et skræmmescenarie, hvor menneskelignende teknologi marcherer ind og overtager menneskers job. Erfaringen er en ganske anden i den almene boligorganisation ALBOA i Aarhus. Her har man gennem det meste af det forløbne år introduceret robotter, som i virkeligheden er it-software uden menneskelige attributter. Og ingen af blevet fyret af den grund.

Det begyndte med en robot til at håndtere udlejningen af selskabslokaler i boligorganisationen. Siden har det spredt sig til en række andre funktioner i administrationen, primært udlejningen og økonomistyringen, og nu bliver der også eksperimenteret med robotter i andre dele af organisationen.

Således er der nu 26 robotopgaver i ALBOA, der enten er sat i gang eller er ved at blive forberedt.

”Vi får robotterne til at klare rutineopgaver, så vi kan frigøre tid, og medarbejderne kan bruge tiden på det, som mennesker er bedst til - blandt andet at yde personlig service og udtænke nye løsninger. På den måde giver vi beboerne mere værdi,” siger Betina Højmark, administrationschef i ALBOA.

”Det handler ikke om at spare medarbejdere væk, men at holde de gode kompetencer i spil,” siger Betina Højmark.

Mindre tastearbejde, ja tak!

ALBOA, som er den næststørste almene boligorganisation i Aarhus med cirka 7.200 boliger fordelt på 80 afdelinger, er hele tiden opmærksom på, hvordan funktioner kan gøres smartere. Indførelsen af robotter i foråret var et naturligt led i denne løbende proces ALBOA. Effektiviseringskravene, som landspolitikerne har besluttet, medvirkede til overvejelser om, hvordan blandt andet tastearbejde kunne reduceres.

Der findes flere udbydere af robotsoftware på markedet, og ALBOA gik i kompagniskab med det etablerede Nordic RPA om at udpege arbejdsgange og processer i boligorganisationen, der var egnet til at overlade til en robot.

Det første eksperiment gjaldt udlejning af selskabslokaler, hvor den hidtidige og ret arbejdskrævende fremgangsmåde var, at en medarbejder skulle registrere beboerens bookning af et lokale i boligorganisationens system, klargøre en kontrakt, godkende kontrakten, sende en opkrævning og tjekke betalingen.

”Nu bliver stort set alle disse opgaver ordnet af robotten. Det sparer måske kun fem minutter pr. bookning, men det løber op, og det har været en befrielse at slippe for,” siger Betina Højmark. Hun nævner som et yderligere fortrin, at robotten kan give beboerne svar med det samme, når de forsøger at booke - også om eventuelle alternativer til den ønskede dato.

Økonomisk overkommeligt

Efter opgaven om bookning af selskabslokaler har ALBOA sat gang i en stribe andre robotopgaver, og opgaverne vedrører husleje, lejekontrakter, betaling ved indflytning og opsigelse.

Hertil kommer gennemgang af varmeregnskab, tjek af lejeroplysninger samt afstemning af tal på boligorganisationens bankkonti med tal i boligorganisationens økonomiske system.

”Før brugte en medarbejder 4-5 timer sidst på måneden på at sammenholde bevægelser på bankkonti med registreringer i vores eget system. Nu løser en robot denne opgave, og den laver en gennemgang flere gange om ugen,” siger Betina Højmark.

Hun fortæller videre, at ALBOA efter de første succeser med robotter har taget fat på større opgaver. Måske venter senere et mere avanceret projekt, hvor en robot samarbejder med en medarbejder.

Hun tilføjer, at det er økonomisk overkommeligt at bruge robotter. En robot-software koster i størrelsesordenen 100.000 kroner og kan efterfølgende tilpasses forskellige opgaver. ALBOA har købt konsulentbistand to gange ugentligt til at identificere nye, robotegnede opgaver og give robotten de rette instruktioner. På sigt er det planen at oplære en eller flere it-kyndige ansatte til at varetage denne funktion.

”Medarbejderne har helt klart fået en oplevelse af, at robotten er som en kollega, der hjælper dem,” siger Betina Højmark.