Til dig i afdelingsbestyrelsen: Sådan bliver du klar til renovering

Opgaven for beboerrepræsentanterne er at komme godt fra start og tænke hele vejen rundt om boligområdet som helhed og blive skarp på formålet med renoveringen.

Det er vigtigt, at man gør det i tæt samarbejde med boligorganisationen og projektleder.

Deltagelse

Det kan være tidskrævende at tage aktivt del i det samlede projekt. Der er mange møder, forberedelse og planlægning, som du skal afsætte tid til.

Gør dig derfor fra start tanker om, hvor meget du ønsker at deltage i projektet. Der kan være forskel på, hvor meget tid I som medlemmer af afdelingsbestyrelsen kan bruge.

Overvej også, om nogle opgaver med fordel kan fordeles ud på andre beboere med særlig interesse for projektet.

Ansvarsområder

Sørg for tidligt i forløbet at tale projektet og samarbejdet igennem med de andre centrale parter: projektleder, administrationen og driften.

Det er vigtigt at definere ansvarsområderne: Hvad skal der ske, hvem har ansvar for hvad, hvilke krav skal opfyldes, og hvilke mål er der for opgaverne.

Projektlederen vil typisk være kontaktperson og tovholder. Tal sammen om, hvordan I organiserer og gennemfører faserne i renoveringsprojektet.

Jo bedre det kommende samarbejde og ansvarsområder er defineret fra start, jo nemmere er det også at kommunikere åbent undervejs. Også hvis der opstår uenigheder.

Kommunikationsplan

Enkel og klar kommunikation er vigtig for, at beboerne forstår, hvorfor det er nødvendigt at renovere deres boligafdeling, og hvilken værdi det skaber for afdelingen.

Sammen med boligorganisation og projektleder kan I lave en kommunikationsplan, som beskriver, hvorfor I kommunikerer, hvem I kommunikerer til, hvornår I gør det, og hvordan I bedst når ud til beboerne med tilstrækkelig information om projektet og fremdriften.

For eksempel via nyhedsbreve, opslag i opgange eller møder med beboerne.

Klæd driftspersonalet i afdelingen på til at kunne besvare spørgsmål fra beboerne. De har sammen med jer i afdelingsbestyrelsen den daglige gang i boligområdet. Derfor er det naturligt, at beboere også henvender sig til dem.

Beboerinddragelse

For at få bred opbakning til et renoveringsprojekt i en boligafdeling, skal beboerne føle sig inddraget i renoveringen af deres boliger.

Den opbakning opnår I bedst, når beboerne føler, at de fra start er tilstrækkeligt oplyste og har mulighed for at byde ind med deres egne ønsker og behov.

I dit bestyrelsesarbejde har du en særlig indsigt i beboernes behov og interesser. Tænk forslag og ønsker fra tidligere beboermøder ind i det nuværende projekt. Det kan for eksempel være nye køkkener eller altaner.

Uanset hvad det grundlæggende projekt går ud på, er det altid relevant at drøfte, om det kan betale sig at lave andre arbejder, når nu håndværkerne er i gang.

Vær opsøgende og tænk kreativt. Nedsæt eventuelt tema- eller arbejdsgrupper, som beboerne kan deltage i.

I byggesager med store ændringer i boligerne kan det også give god mening at opsætte en udstilling eller en prøvebolig. Det gør det mere konkret at forstå de kommende ændringer.

Læs også: To guider til nybyggeri og renovering skal afhjælpe fejl i byggeriet.

Byggeudvalg

Ved at sidde med i byggeudvalgene, kan I som beboerrepræsentanter få indflydelse på projektplanen. Med en projektleder som tovholder træffer I sammen med byggerådgiver og andre repræsentanter beslutningerne for projektets udvikling og behovet i afdelingen. Sæt dig ind i byggeudvalgets opgaver, forløb og mål frem mod det endelige projekt.

På mødet skal du forholde dig til punkter, som enten er til orientering eller til beslutning. Forbered dig derfor på de punkter, som påvirker beboerne og kan være vigtige for dem.

Tag en åben snak i udvalget om valg af løsninger. Besøg eventuelt andre boligafdelinger for at få inspiration. Lad også driftspersonalet byde ind med deres vurdering af løsninger i forhold til drift og vedligehold.

Almennet har udgivet pjecen Byggeven, som klæder afdelingsbestyrelsen på til at tage aktiv del i renoveringsprojektet. Den kan du læse her.