Sådan holder I afdelingsmøder – også under corona-krisen

Den 25. september kom regeringen igen med ændringer i forsamlingsforbuddet. Et forbud, som nu gælder hele Danmark frem til den 31. oktober.

I ”det lille forsamlingsforbud” er antallet af personer, som må samles, sat ned fra 100 til 50 personer. Den grænse gælder også for afdelingsmøder og andre aktiviteter i de almene boligselskaber. Men der er undtagelser, som giver boligselskaberne mulighed for at afholde afdelingsmøderne.

Der er også indført særregler for beboerdemokratiet på grund af corona-situationen. Det gør det muligt at afholde afdelingsmøder på en fornuftig måde i en tid, hvor man som beboer kan være bekymret for at deltage i forsamlinger.

Eller hvor en ændring af forsamlingsforbuddet igen gør det umuligt at holde afdelingsmøder.

Artiklen fortsætter under billedet. 

Forsamlingsforbuddet

Som reglerne er lige nu, må op til 50 personer samles. Det er dog muligt at være flere til et afdelingsmøde. Faktisk op til 500 personer i ”det store forsamlingsforbud”, men så skal deltagerne i det ”væsentligste” sidde ned med retning mod scenen/podiet.

Det betyder, at der skal være en fast siddeplads til alle, og deltagerne skal så vidt muligt blive siddende på deres plads under hele mødet. Det er derfor ikke muligt at forlade sin plads for at gå ind i et andet lokale og spise på en ”ny” fast plads.  

Men man må godt rejse sig, for eksempel i forbindelse med en afstemning og toiletbesøg.

Vær opmærksom på, at forsamlingsforbuddet og andre retningslinjer kan ændre sig, både lokalt og nationalt.

Retningslinjer for mødeaktivitet

Under et afdelingsmøde er det normalt, at deltagerne sidder ned. I corona-situationen er reglen, at alle deltagere skal være sikret minimum 1 meters mellem pladserne. Og stolene skal pege i samme retning op mod scenen/podiet.

Personale eller frivillige skal sørge for, at alle deltagere holder afstand. Og at deltagerne har adgang til håndsprit.

Der er ikke krav om brug af mundbind, når man afholder afdelingsmøder i for eksempel et beboerlokale, da et beboerlokale ikke bliver betragtet som et serveringssted.

Men arrangøren af mødet må godt kræve, at deltagerne bruger mundbind, selvom det ikke er et krav fra myndighederne.

Bliver der uddelt fysisk materiale til deltagerne, vil det være rengjort, hvis materialet har været brugt af andre. Beboerne på mødet bør medbringe egen blok og kuglepen.

Fuldmagt

På grund af corona-situationen er det muligt at stemme med fuldmagt til afdelingsmøder.

Det giver de beboere, som er utrygge ved at deltage i større forsamlinger, mulighed for stadig at kunne stemme om de vigtige beslutninger, der tages på et afdelingsmøde.

Det er altid boligorganisationen, som fastlægger, hvordan beboerne skal anvende fuldmagt. Blandt andet, hvor mange fuldmagter man har per husstand.

Boligministeriet har slået fast, at boligorganisationen for eksempel kan begrænse antallet af fuldmagter ned til, at en husstand kan have én fuldmagt med fra en anden husstand.

Ved at bruge fuldmagt får flere beboere mulighed for at få indflydelse.

Læs også: Hvad er en almen bolig

Urafstemning

Boligministeriet har lavet midlertidige regler om, at organisationsbestyrelsen kan sende vigtige beslutninger og driftsbudgettet til urafstemning i boligafdelingen. Men kun, hvis det ikke er muligt at afholde et afdelingsmøde.

Hvis der bliver afholdt et afdelingsmøde, er det som sædvanlig afdelingsmødet, der beslutter, om et emne skal til urafstemning.

I en urafstemning deltager alle husstande i en boligafdeling. Den skal være hemmelig og skriftlig, og informationen om det, der skal stemmes om, skal være præcis.

Digital afstemning

Det er kun muligt for beboere at stemme digitalt til et afdelingsmøde, hvis det er besluttet på et tidligere afdelingsmøde.

En betingelse for digital afstemning er, at husstande, som ikke ønsker at stemme digitalt, kan vælge at afgive en fysisk stemmeseddel i stedet. Det er for at sikre, at alle har mulighed for at stemme.

Boligorganisationen skal sikre, at en husstand ikke både stemmer digitalt og afgiver en fysisk stemmeseddel.

På grund af corona-situationen er Boligministeriet af den opfattelse, at en urafstemning kan ske digitalt.

Men kun, hvis boligorganisationen anvender en betryggende digital løsning. Det betyder, at de skal sikre:

• at hver husstand får to stemmer
• at ingen kan stemme flere gange (udover husstandens to stemmer)
• at udenforstående er afskåret fra at stemme
• at afstemningen er hemmelig.

Udskudt eller aflyst afdelingsmøde

Det er boligorganisationen, der afgør, om et afdelingsmøde skal udskydes eller aflyses. Men de kan kun udskyde eller aflyse et afdelingsmøde, hvis forsamlingsforbuddet forhindrer, at mødet kan afholdes.

Boligministeriet har dog slået fast, at hvis sundhedsmyndighederne lokalt for området laver særlige regler for at undgå smittespredning, så er det sidestillet med et forsamlingsforbud.

Det gælder også, hvis de lokale tiltag bliver udvidet til at være nationale. Sker det, kan boligorganisationen vurdere, om det er nødvendigt at holde afdelingsmødet.

Udskudt:

Er et afdelingsmøde udskudt, skal det afholdes, når det bliver muligt igen. Det vil sige, når et forbud mod større forsamlinger eller lokale eller nationale tiltag ikke længere forhindrer, at mødet bliver afholdt.

Afdelingsbestyrelsen indkalder derefter til ordinært møde efter gældende frister og regler i boligorganisationens vedtægter.

Aflyst:
Bliver et afdelingsmøde aflyst, betyder det, at der ikke bliver afholdt ordinært afdelingsmøde for dette år.

I forbindelse med valg til afdelingsbestyrelsen vil det sige, at valgperioden bliver forlænget, indtil det igen er muligt at afholde afdelingsmøde.

De midlertidige særregler giver boligorganisationen mulighed for at beslutte driftsbudgettet for det kommende budgetår. Men kun, hvis driftsbudgettet ikke overstiger det foregående års budget med mere end 2 procent.

Hvis budgettet er steget med mere end 2 procent, bliver budgettet i stedet sendt til urafstemning.