Boligkontoret Danmark fik tavs viden til bordet

Det må vi kunne gøre bedre til glæde for beboerne på den korte og lange bane. Sådan tænkte forvaltningsdirektør i Boligkontoret Danmark Lars Lehmann og hans kolleger for små fire år siden, da de besluttede at styrke arbejdet omkring de enkelte boligafdelingers drifts- og vedligeholdelsesplaner samt samspillet omkring håndteringen af de større bygge- og renoveringssager på tværs af organisationen.

”Det store fokus på at forbedre kvaliteten i boligafdelingernes drifts- og vedligeholdelsesplaner har haft stor indvirkning på den måde, vi nu har organiseret os i forhold til den meget vigtige opgave det er, at sikre vedligeholdelse af vores boligselskabers vigtigste aktiv udover beboerne – nemlig bygningsmassen,” siger Lars Lehmann.

Hentede inspiration i fsb

Lars Lehmann og hans kolleger startede i 2017 med at lytte til erfaringerne i den københavnske boligorganisation fsb, der på det tidspunkt havde arbejdet intensivt med bygningsgennemgange i en årrække. De erfaringer blev tilpasset Boligkontoret Danmark, der som decentral boligadministration administrerer omkring 550 almene boligafdelinger i hele landet.

Næste skridt var at ansætte de første af nu fem nye bygningskonstruktører, som udelukkende bruger deres tid på at udføre bygningsgennemgange, der indarbejdes i drifts- og vedligeholdelsesplanerne. Derudover overførte Boligkontoret Danmark ressourcer til de opgaver, der fulgte med det øgede fokus på drifts- og vedligeholdelsesplanerne – herunder udvikling af IT-rapporter, sikring af tilstrækkelige henlæggelser og finansiering.

Kortlagde opgaver og ansvar i overgangen fra byg til drift

Men ændringerne af organisationen var slet ikke slut endnu.

Boligkontoret Danmark fortsatte med målrettet at skabe endnu mere tværgående klarhed og sammenhæng i håndteringen af såvel nybyggerisager som renoveringssager.

”Snitfladerne og overgangen mellem byggeri og drift er et område, som til stadighed kræver opmærksomhed,” siger Lars Lehmann.

”Vi startede med at kortlægge hele processen omkring en byggesag, og så har vi ellers trin for trin opbygget en forretningsgang med tilhørende faste arbejdsmetoder, materialer, vejledninger samt et initiativskema. Af initiativskemaet fremgår det, hvem der skal stå for alle de forskellige arbejdsopgaver, der er i forbindelse med tilblivelsen af en byggesag, dens gennemførelse og overlevering til driften,” siger Lars Lehmann.

Får bragt tavs og vigtig viden ind til bordet

Processen før, under og efter en byggesag bliver styret gennem en række fastlagte møder, hvor det er et krav, at for eksempel ejendomsfunktionærer, driftschefer og rådgivere er med.

”De faste procedurer i samarbejdet rundt om en byggesag allerede inden den fysisk er gået i gang, betyder, at vi tidligt får skabt et større ejerskab og en større tværgående bevidsthed om, hvilke opgaver den samlede byggeproces består af, og hvem der så har ansvaret for at håndtere hvilke opgaver og hvornår,” siger han.

”Og netop ejerskabet og det at kunne få bragt noget tavs viden ind om bordet, har vist sig at være supervigtigt,” siger Lars Lehmann.

”De lokale driftschefer og ejendomsfunktionærer bringer en masse viden om den enkelte boligafdeling med ind i planlægningen, og samtidig sikrer vi, at de driftsmedarbejdere, der skal stå for den fremtidige drift, er med inde over allerede tidligt i processen,” siger han.

”Det handler om at se en meget længere tidshorisont end, at byggeprojektet bare skal være færdigt, og at det så er nogle andre, der må bakse videre med de udfordringer, der måtte komme med driften efterfølgende,” siger han.

Oprettede sekretariat til drift

Det ekstraordinære fokus på at understøtte samspillet mellem de relevante medarbejdere indenfor byggeri og drift krævede administrativ opbakning. Derfor oprettede Boligkontoret Danmark i 2019 et driftssekretariat på det centrale kontor i København, hvoraf størstedelen af medarbejderne bidrager til at styrke og udvikle overgangen fra drift til byg til drift igen, samtidig med at drifts- og vedligeholdelsesplanerne kvalificeres sammen med de decentrale driftschefer.

En af driftssekretariatets opgaver er at sikre de nødvendige henlæggelser til de mange ekstra aktiviteter, som er kommet ind i drifts- og vedligeholdelsesplanerne. Derfor har Boligkontoret Danmark afsat yderligere ressourcer til at udarbejde finansieringsskitser for de 550 almene boligafdelinger, så henlæggelserne øges, uden at huslejen kommer til at stige eksplosivt.

Sidste skud på stammen af opgaver er forarbejdet til de eksterne granskninger af drifts- og vedligeholdelsesplaner samt at få indarbejdet den grønne omstilling og de grønne screeninger i de store byggesager i Landsbyggefonden. 

Udfordringer i byggeprojekter håndteres bedre

Det seneste års ændringer i organisationen har løftet kvaliteten af drifts-og vedligeholdelsesplaner markant, fortæller Lars Lehmann.

”Det har også medvirket til en større fælles bevidsthed i Boligkontoret Danmark om, hvordan udfordringer i byggeprojekterne håndteres bedst. Samtidig er det også lykkedes at holde administrationsbidraget i ro i fire ud af fem år siden 2015. Det viser jo alt andet lige, at store strategiske valg og organisatoriske ændringer ikke altid er forbundet med betydelige merudgifter,” slutter Lars Lehmann af.