Indblik: Effektivisering blev virksomhedskultur

I 1991 bestod administrationen i Boligforeningen Kristiansdal i Odense af otte medarbejdere. Boligforeningen havde 1.000 boliger.

I dag består administrationen af 11,5 fuldtidsansatte, der administrerer 6.300 lejemål. I 1991 administrerede medarbejderne i gennemsnit 120 boliger, i hvilke hver lejer måtte betale 3.350 kroner om året for administrationen. I dag klarer hver medarbejder i gennemsnit cirka 500 lejemål. Og lejerne betaler i dag i gennemsnit 1.850 kroner om året for, at Kristiansdal administrerer deres
bolig.

En bemærkelsesværdig udvikling, der et stykke ad vejen kan tilskrives teknologisk udvikling. Men først og fremmest er det frugten af en virksomhedskultur – en kultur, alle medarbejdere har bidraget til at udvikle igennem de sidste 25 år.

Ikke længere et kommunekontor
Efter Kristiansdal, siden boligorganisationens start i 1947 og frem til 1988, havde levet i et system, hvor kommunerne var de almene boligorganisationers øverste myndighed, besluttede boligforeningen i 1991, at den ville kigge indad.

Der viste sig et klart billede af, at Kristiansdal med medarbejdernes egne ord var blevet et kommunekontor. Princippet, der herskede, var ”business as usual”. Og manglen på drivkraft føltes ifølge medarbejderne hele vejen igennem arbejdsprocesserne fra direktørens opgaver ned i den måde, ejendomsmestrene udførte deres arbejde på.

To ting skete i 1991. Virksomheden fik ny ledelse, og Dalum Boligselskab gik konkurs.

”Vi kunne mærke, at vi havde behov for udfordringer og for at have ambitioner for vores arbejde. Efter kommunen ikke længere var en overordnet myndighed, kunne vi omlægge virksomhedens drift og udvikle den, så den var i overensstemmelse med de ambitioner, vi både havde for virksomheden og for vores arbejde,” forklarer direktør i Kristiansdal, Erik Thomsen, der tiltrådte stillingen i 1991.

Chancen for udfordring og udvikling fik medarbejderne i Kristiansdal, da Dalum Boligselskab gik konkurs, og der blev ledt efter en boligorganisation, der kunne og ville samle stumperne op.

”Vi ville gerne have opgaven. Også selvom vi stod over for en fordobling af den boligmasse, vi ellers administrerede. Det blev sådan. Og for at sikre, at vi ikke risikerede samme skæbne, valgte vi, i stedet for bare blindt at ansætte mere personale til at løse de nye opgaver, at se på de opgaver, vi allerede løste, fra helikopterperspektiv.

Overflødige skar vi væk. Og de nødvendige blev omstruktureret

og effektiviseret,” fortæller Erik Thomsen

”Og det stod os faktisk hurtigt klart, at vi også kunne løse de tilkomne administrative opgaver inden for virksomhedens eksisterende rammer,” fortsætter han.

Evig evaluering

At effektivisere administrationen i Kristiansdal blev efter den succesfulde fusion med Dalum Boligselskab en sport. En løbende udfordring og med tiden en virksomhedskultur.

”Vi udviklede systemer, hvor alle arbejdsopgaver blev nedskrevet. Og evalueringsskemaer blev udviklet, i hvilke alle opgavers vigtighed og løsningens kvalitet løbende blev evalueret. Det har vi fastholdt siden. Hver uge tager vi stadig i et fast mønster opgaver frem og evaluerer, om de fortsat løses tilfredsstillende. Og om det fortsat er nødvendigt og hensigtsmæssigt at løse dem,” forklarer souschef, Jane Lyngs.

Adspurgt om eksempler på, hvilke opgaver der ikke længere udføres, svares:

”Vi havde en medarbejder, der jævnligt brugte en del tid på at udarbejde fraflytningsstatistikker. I forbindelse med en af de rutinemæssige evalueringer spurgte hun selv, hvad er det, de bruges til? Og det eneste svar, der var på det spørgsmål, var, at fraflytningsstatistikkerne var til bestyrelsen. En hurtig forespørgsel til bestyrelsen viste, at dem ville de ikke savne. ”Vi laver ikke fraflytningsstatistikker mere!” siger Jane Lyngs. Og medarbejderen
savner heller ikke opgaven.

”Der er masser af andre opgaver, der giver mere mening og dermed også større tilfredsstillelse at udføre,” siger Mette Juel Larsen. Hun er kontorassistent. Og det har hun været i Kristiansdal i præcis halvdelen af sit 44 år lange liv.

”Og jeg vil ikke have noget imod at være i Kristiansdal resten af mit arbejdsliv,” erklærer hun.

Omstillingsparate
Det er en holdning, som hun, ifølge tillidskvinde Marianne Sørensen, deler med stort set alle sine kollegaer. 

”Det har været en lang omstillingsproces, vi har været igennem. Og den er udtænkt sådan, at den også fortsætter fremadrettet. Men alle har været og er fortsat omstillingsparate. De fleste er glade for at blive udfordret af deres arbejde, og der er ingen, som bliver udfordret over evne. Der bliver lyttet, når nogen siger fra," siger 51-årige
Marianne Sørensen, der har arbejdet i Kristiansdal Boligforening i 24 år.

Ifølge tillidskvinden er kun en medarbejder stået af, i de 26 år transformationen, fra at hver medarbejder i snit administrerede 100 boliger til de i dag 600, har varet, fordi vedkommende ikke kunne arbejde under de nye systemer. 

Hele organisationen med 
Den i effektiviseringsøjemed selvudviklende virksomhedskultur har også bredt sig til driftsafdelingerne. 

”Det er aftalt med ejendomsfunktionærerne, at hver gang, vi tilfører virksomheden nye boliger, enten via nybyggeri eller ved, at vi overtager administrationen af eksisterende boliger, så skal vi se, om ikke vi kan klare opgaverne med den eksisterende arbejdskraft,” siger Erik Thomsen.

Det er også aftalt, at bemandingen kan decimeres med tre procent om året, men kun ved naturlig afgang.

Godt konkurrenceparameter
Andre har tilsyneladende også fået øjnene op for, at Kristiansdal i dag med nogenlunde samme størrelse administrative besætning administrerer over 500 procent flere boliger, siden omstillingen begyndte for 26 år siden. Og billig administration er tilsyneladende et hit.

Adskillige af de tilkommende boliger, Kristiansdal administrerer,
tilhører mindre almene boligorganisationer, som har valgt at lade sig administrere af Kristiansdal. Det samme har eksempelvis Assens kommune. Kristiansdal administrerer i dag deres ældreboliger. En enkelt privat boligejer har også ladet Kristiansdal overtage administrationen af sine udlejningsboliger. Sidstnævnte med kommunal godkendelse og dispensation. Også boligorganisationer, der tidligere har været administreret af andre almene administrationsselskaber, er søgt til Kristiansdal. En udvikling, virksomheden gerne ser fortsætter.

”Naturligvis er vi åbne for boligorganisationer, der eventuelt ønsker at skifte administrationsselskab,” siger Erik Thomsen.

Ikke nødvendigvis billig husleje
Fyns øvrige etablerede boligorganisationer sætter pris på konkurrencen fra Kristiansdal.

”Alle almene boligorganisationer har en pligt til at sikre lejerne den billigst tænkelige husleje. Det gør vi her i Civica, mens vi også sikrer beboerne kvalitet. Og det er da godt, at de også er opmærksomme på det hensigtsmæssige i at være effektive i Kristiansdal,” siger Jens Pilholm, der er direktør for Civica, der administrerer over 11.000 boliger.

”Der skal da i øvrigt være gensidig konkurrence om kunderne. Det holder os til ilden. At effektivisere og gøre sig bedre er en proces, der aldrig må indstilles,” fortsætter han.

Og Fyns næststørste boligadministration er på linje med den opfattelse. Og frygter i øvrigt ikke konkurrencen. 

”Jeg erkender, at Kristiansdal har lavere administrationsgebyrer
end os. Men det er ikke det samme, som at lejerne har en billigere husleje og en kvalitetsbolig. Vi har flere ansatte i administrationen. Derfor har vi inden for de seneste år kunnet udvikle og påbegynde fysiske helhedsplaner for en tredjedel af vores boliger. Og der er flere på vej. Vi yder vores kunder et kvalitetsprodukt, der sikrer dem kvalitetsboliger, som gør deres husleje særdeles konkurrencedygtig,” siger Bent Bøllingtoft, der er direktør for FAB, der administrerer mere end 8.500 boliger. 

”Vi er ikke bange for konkurrence fra Kristiansdal. Tværtimod ser vi frem til den,” fortsætter han.

Måske konkurrence virkelig holder aktørerne til ilden. Målt efter forskellige benchmarkingværktøjer administrerer alle tre store Odense-boligorganisationer til priser, der ligger et stykke under landsgennemsnit.