29. OKT. 2020 KL. 12:00

Effektivisering: Vi ved de her 3 ting virker

Foto Holger Anderson Lars Og Signe 3

"Tallene viser ikke hele sandheden, men de er gode til at sætte en debat i gang." Signe Fosgaard og Lars Otto er økonomer i Effektiviseringsenheden, Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen og har fulgt den almene sektor siden 2014. Foto: Holger Svend Andersson

Lars Otto og Signe Fosgaard har set mange boligorganisationer blive mere effektive. Det lille team i Effektiviseringsenheden peger på tre ting, der får effektiviseringer til at lykkes.

Lars Otto og Signe Fosgaard bliver tit spurgt om, hvordan en boligorganisation bliver mere effektiv. De to økonomer ved, hvad der virker. De har målt og understøttet effektiviseringerne i den almene sektor de sidste 5 år som en del af boligaftalen fra 2014.

I den periode har de set effektiviseringskulturen brede sig rundt om i mange af landets boligafdelinger.

”Der er tale om en kulturændring og en ny tankegang. Vi ved alle, hvor svært det er at ændre den måde, man har været vant til at gøre ting på – men det har sektoren formået. Det er så flot,” siger økonom Signe Fosgaard, Effektiviseringsenheden, Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen.


Sådan gør de effektive boligorganisationer

Signe Fosgaard forklarer, at hvis en boligorganisation vil være mere effektiv, så er det vigtigt at arbejde med grundlæggende ting i organisationen:

1: Boligorganisationen har en kultur, hvor hver en krone tæller.

2: Boligorganisationen har en tydelig rollefordeling mellem boligadministrator, organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelse.

3: Boligorganisationen laver klare aftaler med beboerne om, hvilken service de kan forvente.

Vender hver en krone

"Vi kan først og fremmest se, at det virker, når boligorganisationer har en kultur, hvor man kærer sig om hver krone sparet, og hvor man har den indstilling, at det er beboernes penge, vi arbejder for," siger Signe Fosgaard.

Boligafdelingerne har samlet set sparet 1,7 milliarderfællesindkøb, forsikringer, istandsættelse af lejligheder, ejendomsfunktionærer i fællesteams, robotplæneklippere, affaldssystemer, energipærer og meget andet siden 2014.

De første år hvor Lars Otto og Signe Fosgaard rejste rundt og satte tal på, hvor effektive boligorganisationerne var, mødte de dog ofte modstand.

"Langt de fleste tror, de driver deres organisation effektivt og billigt, og så bliver de lidt forskrækkede og nervøse, når vi viser, at der er andre, der kan gøre det 30 procent billigere på alle konti," siger Lars Otto.

"Tallene viser ikke hele sandheden, men de er gode til at sætte en debat i gang. Bare det, at du begynder at interessere dig for, hvad det koster at få istandsat lejligheder ved fraflytning – det har betydet store besparelser mange steder,” siger han.

Effektiviseringsenheden

  • Effektiviseringsenheden blev oprettet i 2015 som en del af Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen.
  • Det indgik i Boligaftalen fra 2014, at den almene sektor skulle effektivisere for 1,5 milliarder, og Effektiviseringsenheden har støttet arbejdet med at nå målet.
  • Enheden måler effektiviteten i de almene boligafdelinger ved hjælp af benchmarking.
  • Hidtil har enheden været finansieret af finanslovsbevillinger. Fra 2022 til 2026 vil den være finansieret af Landsbyggefonden.
  • Effektiviseringsenhedens hjemmeside og film med 26 boligorganisationer om effektiviseringer.
"Nu er det almene blevet frontløber på mange områder, for eksempel digitale løsninger. Vi oplever, at sektoren virkelig gør en masse for at blive bedre."

Signe Fosgaard

Økonom, effektiviseringsenheden

Direktøren eller bestyrelsens opgave? Lav aftaler

Det er også vigtigt, at bestyrelserne og administrationen arbejder tillidsfuldt sammen og fordeler rollerne imellem sig.

"Der skal være en klar forståelse af, hvem der gør hvad. De overordnede linjer indenfor effektiv drift er organisationsbestyrelsens ansvar. Og organisationsbestyrelsen skal tage det ansvar på sig. Administrationen skal komme med forslag, der gør, at organisationsbestyrelsen lettere kan træffe de rigtige beslutninger," siger Signe Fosgaard.

Ejendomsfunktionærens kontor er lukket

Endelig er det afgørende, at administrationen og beboerne har aftalt, hvilken service beboerne skal have. Det er nemlig ikke altid beboere føler, at de vinder noget ved, at afdelingen sparer penge på drift. De foretrækker måske en fast ejendomsfunktionær i bebyggelsen fremfor lavere husleje, når det indebærer, at ejendomsfunktionærerne skal kontaktes over smartphone.

"Skal en dryppende vandhane repareres på dagen, eller når ejendomsfunktionæren alligevel er i området? Skal han bære indkøbsposer op og hænge et billede op hos beboeren? Det ser beboere ret forskelligt på," siger Signe Fosgaard.

"Det er ekstremt vigtigt at forventningsafstemme med beboerne, for det er dem, der bestemmer og betaler gildet. Nogle beboere kan godt se, at de er del af et fællesskab, og hvis de stiller meget høje krav, så er det ikke bare dem, men også deres nabo, der skal betale for det," siger hun

 

Ikke en smertefri proces

Signe Fosgaard fortæller, at mange beboerdemokrater og ansatte i boligorganisationerne er stolte over, at driften bliver mere effektiv.

"Det har ikke været en smertefri proces, og det er stadig svært rigtigt mange steder," siger Signe Fosgaard.

"Men fremfor at hænge fast i, hvordan man plejer at gøre tingene, har folk vendt det til, hvordan kan vi gøre det her bedre og billigere? Nu er det almene blevet frontløber på mange områder, for eksempel digitale løsninger. Vi oplever, at sektoren virkelig gør en masse for at blive bedre," siger Signe Fosgaard.

Effektivitetstallene – afdelingens pejlemærke

Find din afdelings effektivitetstal

Effektivitetstallene forventes integreret i Landsbyggefondens tvillingeværktøj ved årsskiftet. Indtil da kan de hentes på almenstyringsdialog.dk.

Det viser effektivitetstallene

Effektivitetstallene er et værktøj til at blive klogere på afdelingens udgifter. De viser, hvor afdelingen ligger effektivitetsmæssigt i forhold til andre sammenlignelige afdelinger med lavere udgifter på alle konti. Tallene går ud fra, at billigst er mest effektivt. Det er ikke altid rigtigt, fordi lokale forhold kan spille ind.

Sådan bliver effektivitetstallene regnet ud

Når tallene udregnes, sammenlignes driftsudgifterne i hver enkelt afdeling med mange sammenlignelige, billigere afdelinger. Effektiviseringspotentialet for en afdeling udregnes som den forskel, der som minimum er mellem afdelingen og bedste praksis på alle konti. 

Læs senere artikler

Om skribenten

Artikler

vi anbefaler

Foto Holger Anderson Lars Og Signe 6 7 ud af 10 boligafdelinger er blevet mere effektive
photo-1458245201577-fc8a130b8829.jpg Driftschefen: De bedste tips til at passe på lejernes penge
bl_kaare_dybvad_070819_017.jpg Boligminister Kaare Dybvad Bek varsler nye effektiviseringskrav
ledoeje-smoerum-effektivisering-bo-skat-andersen-9532.jpg Boligselskab har effektiviseret med 18,5 procent
Se alle artikler ( 1837 )

0

Læseliste