Effektivisering: Vi ved de her 3 ting virker

Lars Otto og Signe Fosgaard bliver tit spurgt om, hvordan en boligorganisation bliver mere effektiv. De to økonomer ved, hvad der virker. De har målt og understøttet effektiviseringerne i den almene sektor de sidste 5 år som en del af boligaftalen fra 2014.

I den periode har de set effektiviseringskulturen brede sig rundt om i mange af landets boligafdelinger.

”Der er tale om en kulturændring og en ny tankegang. Vi ved alle, hvor svært det er at ændre den måde, man har været vant til at gøre ting på – men det har sektoren formået. Det er så flot,” siger økonom Signe Fosgaard, Effektiviseringsenheden, Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen.

Sådan gør de effektive boligorganisationer

Signe Fosgaard forklarer, at hvis en boligorganisation vil være mere effektiv, så er det vigtigt at arbejde med grundlæggende ting i organisationen:

1: Boligorganisationen har en kultur, hvor hver en krone tæller.

2: Boligorganisationen har en tydelig rollefordeling mellem boligadministrator, organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelse.

3: Boligorganisationen laver klare aftaler med beboerne om, hvilken service de kan forvente.

Vender hver en krone

"Vi kan først og fremmest se, at det virker, når boligorganisationer har en kultur, hvor man kærer sig om hver krone sparet, og hvor man har den indstilling, at det er beboernes penge, vi arbejder for," siger Signe Fosgaard.

Boligafdelingerne har samlet set sparet 1,7 milliarder på fællesindkøb, forsikringer, istandsættelse af lejligheder, ejendomsfunktionærer i fællesteams, robotplæneklippere, affaldssystemer, energipærer og meget andet siden 2014.

De første år hvor Lars Otto og Signe Fosgaard rejste rundt og satte tal på, hvor effektive boligorganisationerne var, mødte de dog ofte modstand.

"Langt de fleste tror, de driver deres organisation effektivt og billigt, og så bliver de lidt forskrækkede og nervøse, når vi viser, at der er andre, der kan gøre det 30 procent billigere på alle konti," siger Lars Otto.

"Tallene viser ikke hele sandheden, men de er gode til at sætte en debat i gang. Bare det, at du begynder at interessere dig for, hvad det koster at få istandsat lejligheder ved fraflytning – det har betydet store besparelser mange steder,” siger han.

Direktøren eller bestyrelsens opgave? Lav aftaler

Det er også vigtigt, at bestyrelserne og administrationen arbejder tillidsfuldt sammen og fordeler rollerne imellem sig.

"Der skal være en klar forståelse af, hvem der gør hvad. De overordnede linjer indenfor effektiv drift er organisationsbestyrelsens ansvar. Og organisationsbestyrelsen skal tage det ansvar på sig. Administrationen skal komme med forslag, der gør, at organisationsbestyrelsen lettere kan træffe de rigtige beslutninger," siger Signe Fosgaard.

Ejendomsfunktionærens kontor er lukket

Endelig er det afgørende, at administrationen og beboerne har aftalt, hvilken service beboerne skal have. Det er nemlig ikke altid beboere føler, at de vinder noget ved, at afdelingen sparer penge på drift. De foretrækker måske en fast ejendomsfunktionær i bebyggelsen fremfor lavere husleje, når det indebærer, at ejendomsfunktionærerne skal kontaktes over smartphone.

"Skal en dryppende vandhane repareres på dagen, eller når ejendomsfunktionæren alligevel er i området? Skal han bære indkøbsposer op og hænge et billede op hos beboeren? Det ser beboere ret forskelligt på," siger Signe Fosgaard.

"Det er ekstremt vigtigt at forventningsafstemme med beboerne, for det er dem, der bestemmer og betaler gildet. Nogle beboere kan godt se, at de er del af et fællesskab, og hvis de stiller meget høje krav, så er det ikke bare dem, men også deres nabo, der skal betale for det," siger hun

Ikke en smertefri proces

Signe Fosgaard fortæller, at mange beboerdemokrater og ansatte i boligorganisationerne er stolte over, at driften bliver mere effektiv.

"Det har ikke været en smertefri proces, og det er stadig svært rigtigt mange steder," siger Signe Fosgaard.

"Men fremfor at hænge fast i, hvordan man plejer at gøre tingene, har folk vendt det til, hvordan kan vi gøre det her bedre og billigere? Nu er det almene blevet frontløber på mange områder, for eksempel digitale løsninger. Vi oplever, at sektoren virkelig gør en masse for at blive bedre," siger Signe Fosgaard.