Sådan er reglerne for digital kommunikation

Digital kommunikation er blevet hverdag i den almene boligsektor. Beboere får beskeder på mail, i beboerportaler, i e-Boks og via Digital Post, og boligorganisationerne kan spare både tid, porto og manuelle arbejdsgange.

Men når kommunikationen handler om lejemål, rettigheder, frister og beboerdemokrati, er det ikke nok, at beskeden bare bliver sendt. Den skal sendes på den rigtige måde – efter reglerne i almenlejeloven og boligorganisationens vedtægter.

”Den korrekte løsning er ikke altid den digitale. Forsendelsen skal passe til meddelelsen, respektere lejerens rettigheder, lovgivning og vedtægter. Derfor skal man altid vurdere, hvilken type meddelelse der er tale om, før man vælger kanal,” siger Anni Pedersen, juridisk konsulent i BL – Danmarks Almene Boliger.

Boligorganisationen bør derfor altid starte med at spørge sig selv: Hvilken type meddelelse sender vi? Hvornår er lejemålet indgået? Kan lejeren modtage digital post? Er der frister? Er der flere lejere, der skal have besked? Og hvordan dokumenterer vi forsendelsen bagefter?

”Når boligorganisationen kan svare på de spørgsmål, står den langt stærkere. Både i den daglige administration og i de sager, hvor kommunikationen og dokumentationen skal kunne holde i retten,” siger Anni Pedersen.

Hvad siger almenlejeloven om digital kommunikation?

Efter Lov om leje af almene boliger er digital kommunikation udgangspunktet for lejeaftaler indgået fra 1. januar 2018. Her kan boligorganisationen som udgangspunkt skrive digitalt til lejeren uden en særskilt aftale – for eksempel i klagesager, ved varsling af adgang til boligen, ved indkaldelse til flyttesyn og ved andre skriftlige meddelelser i lejeforholdet.

Men skæringsdatoen er vigtig. For lejeaftaler indgået før 1. januar 2018 skal boligorganisationen først sende et fysisk brev til lejeren om, at kommunikationen fremover sker digitalt. Det gælder også, selvom lejeren har oplyst en mailadresse.

”Boligorganisationer kan ikke behandle alle lejemål ens. Lejeaftaler fra 2018 og frem kan som udgangspunkt håndteres digitalt, men de ældre lejemål kræver et aktivt skridt: Lejeren skal først have et fysisk brev om overgangen. Det skal administrationen have styr på – og kunne dokumentere,” siger Anni Pedersen i BL.

Lejeren kan også fravælge digital kommunikation efter almenlejeloven. Det samme kan boligorganisationen. Den anden part skal blot have besked med én måneds varsel (til den første hverdag i en måned) – og ønsket behøver ikke at blive begrundet. Når digital kommunikation er fravalgt, skal de formelle meddelelser sendes med fysisk post.

Lejere, der er fritaget for Digital Post, skal også fortsat kunne modtage fysisk post fra boligorganisationen.

For opsigelser og betalingspåkrav gælder der noget særligt. Selvom man anvender digital kommunikation mellem udlejer og lejer, kan disse meddelelser kun sendes digitalt, når udlejer er tilsluttet Ny Digital Post. Er udlejer ikke tilsluttet den løsning, skal opsigelser og betalingspåkrav sendes med fysisk post.

Husk normalvedtægterne i beboerdemokratiet

Reglerne om digital kommunikation i lejeforholdet gælder ikke automatisk for beboerdemokratiet. Når boligorganisationen sender indkaldelser, dagsordener, forslag og andet materiale til afdelingsmøder og repræsentantskab, skal den følge de vedtægter, der gælder i organisationen.

Udgangspunktet kan være digital kommunikation, hvis det er indarbejdet i vedtægterne, at der må sendes digitalt – det vil sige, at ordet ”brev” i vedtægterne er erstattet med ”skriftligt” – og lejeren ikke er fritaget for Digital Post. Hvis vedtægterne ikke er ændret, skal boligorganisationen fortsat følge de gamle regler om fysisk post.

”Det er vigtigt at skelne mellem kommunikationen i lejeforholdet og kommunikationen i beboerdemokratiet. Man kan ikke bare overføre reglerne fra det ene område til det andet. Hvis indkaldelser og mødemateriale skal sendes digitalt, skal hjemlen være på plads i vedtægterne,” siger Anni Pedersen i BL.

Når vedtægterne ændres, skal lejerne informeres tydeligt om, hvordan de fremover modtager materiale, og om at de kan søge om fritagelse for Digital Post.

Dokumentationen skal skabes, når brevet sendes

Og så kommer vi frem til dokumentation. Den skal ifølge BL ikke først findes frem, når sagen bliver vanskelig. Den skal skabes i selve arbejdsgangen.

”Udgangspunktet er, at afsender har forsendelsesrisikoen. Et brev er normalt kommet frem, når det er afleveret i modtagerens postkasse. Det er altså ikke et krav, at brevet skal være kommet frem til modtagerens kundskab,” forklarer Lea Maria Kristiansen, juridisk konsulent i BL.

Boligorganisationen bør kunne dokumentere, hvad der er sendt, hvem det er sendt til, hvornår det er sendt, hvordan det er sendt, og om det er kommet frem eller gjort tilgængeligt for lejeren. Hvis en mail kommer retur, en fysisk forsendelse ikke kan afleveres, eller en leverandør melder fejl, bør det journaliseres og håndteres med det samme.

”Hvis boligorganisationen fx efterfølgende står i fogedretten og skal dokumentere, at en meddelelse er kommet frem til lejeren, så er det afgørende, at boligorganisationen allerede ved afsendelsen har tænkt på at sikre dokumentation,” siger Lea Maria Kristiansen.

Derfor bør boligorganisationen have faste procedurer for de mest vigtige meddelelser. Det kan være brug af Digital Post, rekommanderet brev, prioriteret post, kurér eller manuel aflevering med to medarbejdere, afleveringsskema og fotodokumentation.

”Det vigtige er ikke, at alle breve sendes på den mest omfattende måde. Det vigtige er, at forsendelsesformen passer til risikoen,” lyder det fra Lea Maria Kristiansen.

Hvornår er det så bedst digitalt eller fysisk?

Udgangspunktet er som beskrevet tidligere, at almindelig dialog og servicebeskeder mellem boligorganisation og lejer kan sendes digitalt, hvis lejemålet og lejerens status giver mulighed for det. Det vil sige, at reglerne om digital kommunikation er opfyldt. Det kunne være en aftale med ejendomskontoret, besked om et håndværkerbesøg eller en indkaldelse til flyttesyn.

Fysisk post er derimod nødvendig:

• Når lejeren har fravalgt digital kommunikation eller er fritaget for Digital Post.
• Når der er tale om et ældre lejemål, hvor boligorganisationen endnu ikke har sendt fysisk brev om overgangen til digital kommunikation.
• Ved opsigelser og betalingspåkrav, hvis meddelelsen ikke kan sendes via Ny Digital Post.
• Ved beboerdemokratiske meddelelser – fx indkaldelser og mødemateriale – hvis vedtægterne endnu ikke giver mulighed for digital udsendelse.

”Man skal ikke spørge: Kan vi sende det digitalt? Man bør spørge: Må vi sende det digitalt i netop denne sag – og kan vi dokumentere det bagefter?” forklarer Lea Maria Kristiansen.

Ved særligt vigtige meddelelser bør boligorganisationen vælge den løsning, der giver den stærkeste dokumentation. Det gælder for eksempel betalingspåkrav, opsigelser og sager, hvor frister og fremkomst kan blive afgørende. Og står der to navne på lejekontrakten, skal begge lejere have den nødvendige besked.

”I sidste ende handler god kommunikation om at sikre, at den rigtige besked når den rigtige beboer på den rigtige måde, og at boligorganisationen kan dokumentere det bagefter,” lyder det fra juristerne i BL – Danmarks Almene Boliger.

Har I som almen boligorganisation spørgsmål til digital kommunikation og postforsendelser, så kontakt juridisk afdeling i BL:  Anni Pedersen eller Lea Maria Kristiansen.