Boligorganisationer: Vi glæder os til at bruge Digital Post

"Vi glæder os alle meget," siger Louise Iwersen, udviklingsassistent i Bovia i Kolding.

Sammen med sine kolleger ser hun frem til, at Bovia snart kan sende breve til beboere med Digital Post ligesom offentlige myndigheder.

"Det vil give hurtigere kommunikation til vores beboere og større sikkerhed omkring det," siger Louise Iwersen, der styrer IT-projekter i Bovia.

Farvel til moppedrengen

Bovia planlægger at tilslutte sig det offentliges løsning for Digital Post, når det bliver muligt for almene boligorganisationer i november 2021. Det nøjagtige tidspunkt afhænger af Digitaliseringsstyrelsen, der først skal sende sin nye udgave af Digital Post i luften.

"Det betyder også noget for os, at vi sparer meget papir. Det er jo vanvittigt, hvor meget vi nogle gange printer ud til afdelingsmøder. Det kan være en hel moppedreng, beboerne får," siger hun.

Sidste år brugte ejendomsfunktionærer over 1.100 timer på at omdele skriftlige materialer til de 8.000 boliger som Bovia administrerer.

Erstatter langsomme papirbreve

I dag må boligorganisationer gerne sende breve på mail til beboere, men ikke påkrav (rykkerbreve) og opsigelser af lejemål. De skal altid sendes på papir.

Hvis en boligorganisation vælger at tilslutte sig offentlig Digital Post, så må den sende alle typer breve digitalt, og det er en fordel, mener Majbritt Tønnesen, direktør i Bornholms Boligselskab.

"Vi har snakket om, at vi fremover kan få lov til at sende påkrav og opsigelser som Digital Post, og det vil i hvert fald lette det, fordi det er tungt. Nogle gange går der 14 dage, når man sender noget med Post Nord," siger Majbritt Tønnesen.

Det er også en fordel, at beboerne i de 1.000 boliger i Bornholms Boligselskab automatisk er tilmeldt Digital Post medmindre de er fritaget. I dag går der en del tid med at bede beboere om samtykke til at modtage breve på mail.

Brevet når frem med Digital Post

Hun forudser, at det for eksempel bliver lettere at være sikker på, at beboere får deres flytteafregning, hvis ordningen giver mulighed for det.

"Jeg synes nogle gange, vi er lidt udfordrede af, at det ikke er alle, der vil i dialog med os om, hvor de flytter hen. Der er vi jo også nødt til for eksempel at sende påkrav, hvis de skylder os penge," siger hun.

Digital Post vil sikre, at beboeren modtager regningen.

"Det er en kæmpe fordel for os. Det er mere effektivt, og det letter nogle arbejdsfunktioner på den måde, at man slipper for noget irritation," siger hun.

Færre fejlkilder omkring post

Det er Peter Frimer enig i. Han er digital forretningsudvikler i Boligselskabet Sjælland.

"Fejlkilder omkring post fylder rigtigt meget i hverdagen, og det vil vi spare i 90 procent af tilfældene med Digital Post," siger han.

"Set fra et kundeperspektiv, så er jeg rigtig glad for, at det er denne her aftale, der er blevet lavet, hvor det skal være Digital Post, fordi e-mail er bare en dårlig kanal. Der er så mange, der ikke får opdateret mailadresser, spamfiltre og alt muligt," siger Peter Frimer.

Kæmpe mulighed for at spare på print

I dag har omkring 75 procent af beboerne i Boligselskabet Sjællands 12.500 boliger givet samtykke til at modtage post på mail eller i e-Boks.

Men det stadig for få til, at det er effektivt at sætte navn på papirbreve og omdele dem til de sidste 25 procent. Det giver derimod god mening, hvis 90 procent modtager offentlig Digital Post. Peter Frimer forventer, at cirka 10 procent vil være fritaget.

"Det er en kæmpe mulighed for at spare print og arbejde – og samtidig få bedre dokumentation og sikkerhed for begge typer af post," siger han.

Han håber, at den nye ordning med Digital Post også vil komme til at dække de 50.000 boligsøgende på boligselskabets venteliste.

Kommunikationen med de boligsøgende sker sjældnere, og det øger risikoen for, at fejl i mail- og postadresser betyder, at boligsøgende ikke får besked om boligtilbud eller det årlige ventelistegebyr.

Flere aspekter omkring overgangen til Digital Post er endnu ikke fastlagt.

BL har gennem flere år arbejdet sammen med Digitaliseringsstyrelsen, Boligministeriet og Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen (nu Bolig- og Planstyrelsen) om overgangen til Digital Post. BL fortsætter arbejdet og informerer nærmere, når der er nyt om den nye postløsning.