”Der er meget hysteri om persondata”

Hvad gør I med naboklagerne og oplysningerne om beboerne, der flyttede for fire år siden? Gemmer, fordi det måske er godt at have? Det plejede Boligkontoret Århus i hvert fald oftest at gøre.

Men ligesom alle andre virksomheder og myndigheder er de blevet tvunget til at tage stilling til, hvordan man håndterer personoplysninger på grund af EU's persondataorordning.

Morten Homann, foto: Per Rask

”Bare fordi man modtager information, behøver man ikke beholde det. Tidligere har vi nok mere arkiveret per automatik i stedet for at spørge os selv, hvad der egentlig er relevant for os,” siger Morten Homann, der er direktør for Boligkontoret Århus. 

Boligkontoret Danmark administrerer omkring 5.700 almene boliger i Aarhus-området.

Den 25. maj træder EU's persondataforordning i kraft. Det er den første fælles EU-lovgivning, der regulerer, hvordan virksomheder og myndigheder opbevarer personoplysninger.

”I bund og grund handler det om, at man kun skaffer sig de relevante informationer, og at man skaffer sig lov til at måtte have dem. Og at man skaffer sig af med oplysningerne igen,” siger han. 

Boligkontoret Århus har haft hjælp fra en advokat, og flere medarbejdere har været på kursus. Men Morten Homann lægger alligevel vægt på, at det først og fremmest handler om at bruge sin sunde fornuft. 

”Der er også meget hysteri omkring persondataforordningen. Jeg tror, at mange advokater tjener gode penge på at gøre resten af verden nervøse for det her. Jeg tænker, måske er det ikke helt så kompliceret, som vi nogle gange vil gøre det til,” siger han. 

Slet mere med det samme

Morten Homann mener, at det også langt hen ad vejen handler om at tage stilling til, hvilken information man overhovedet skal ligge inde med.

”Sådan stort set tror jeg, vi har mere arkiveret per automatik. Nu har vi lige den overvejelse: Er det her noget, der er relevant og nødvendigt, at vi arkiverer,” siger han.

Når Boligkontoret Århus for eksempel udlejer via fleksibel udlejning skal ansøgerne fremvise dokumentation for, at de er i arbejde. Men de oplysninger bliver slettet uden at blive arkiveret. 

”Det handler simpelthen om at tænke over, hvad er relevant at gemme. Vi skal kunne dokumentere, at vi tjekkede, og den var god nok. Det er ikke et spørgsmål om, vi for tid og evighed skal kunne slå op, hvad Hans Hansen arbejdede med den 1. februar 2018,” konstaterer Morten Homann.

For de oplysninger, der faktisk skal gemmes, handler det om at tage stilling til hvor længe. Hvis lejere er flyttet, og alle mellemværende er ude af verden, slettes alle oplysninger for dem efter to år. 

Boligkontoret Århus er kommet langt med at digitalisere. Det har gjort det lettere at sørge for, at det automatisk bliver slettet.  

”Det ville være værre, hvis det var mapper med papirer, vi havde stående. Vi er lidt hjulpet af, at vi i al beskedenhed er nået langt med digitalisering. Det, der er allersværest at styre, er, hvor lang tid man gemmer ting fysisk,” siger han.