Nu kan I endelig rykke afdelingsmødet online

Nu har Indenrigs- og Boligministeriet givet grønt lys for, at almene boligorganisationer kan holde afdelingsmøder online.

Det er midlertidige regler, der skyldes, at corona-krisen har gjort det umuligt for mange boligafdelinger at afholde de årlige afdelingsmøder.

"Det har været en kæmpe udfordring for beboerne, at de nu i et år har været ramt af forsamlingsforbuddet. Mange har ikke afholdt afdelingsmøder i 2020. Nu står de overfor 2021, og derfor er det rigtigt godt, at de nu har fået mulighed for at afholde møderne digitalt," siger Sanne Steen Petersen, chefjurist, BL.

De nye regler betyder, at det årlige repræsentantskabsmøde eller den årlige generalforsamling også kan afholdes digitalt.

Beboerne skal vide, hvordan de bruger IT-systemet

Det er vigtigt, at boligorganisationen anvender et sikkert IT-system til møderne, så deltagelse og afstemninger bliver afviklet på en betryggende måde.

"Boligorganisationen skal også sørge for, at alle deltagere i mødet kan finde ud af at bruge systemet, så man ikke taber nogen på gulvet. Der findes forskellige møde- og afstemningssystemer på markedet. Boligorganisationerne kan kontakte BL, hvis der er behov for at sparre om systemerne," siger Sanne Steen Petersen.

Det er organisationsbestyrelsen i boligorganisationen, der beslutter, om møderne skal rykke online. Det er ikke noget krav. De kan fortsat udskyde og aflyse afdelingsmøder samt udskyde repræsentantskabsmøder og generalforsamlinger, så længe møderne ikke kan afholdes på grund af coronasituationen.

De midlertidige corona-regler forlænges for øjeblikket hver 4. uge. Foreløbig gælder de til og med den 18. april, men det er sandsynligt, at de forlænges, ligesom de er blevet flere gange under forsamlingsforbuddet.

Det skal I overveje, før I afholder digitale afdelingsmøder

- I skal anvende et betryggende IT-system, der sikrer, at kun de personer, som skal have adgang til mødet i henhold til vedtægterne, har adgang til mødet.

- IT-systemet skal sikre, at kun de stemmeberettigede kan stemme – og at de kun kan stemme én gang.

- IT-systemet skal indeholde logning, så det efterfølgende er muligt at revidere forløbet af et møde.

- Boligorganisationen er ikke forpligtiget til at acceptere fuldmagter ved afholdelse af digitale afdelingsmøder.

- Boligorganisationen bør inden afholdelse af digitalt møde overveje, hvordan det skal forløbe. Overvej for eksempel hvordan der skabes rum for debat på mødet, om der skal gælde særlige regler for at få ordet på mødet, og hvordan ændringsforslag skal håndteres.

- Boligorganisationen bør afsætte tid og ressourcer til at vejledede deltagerne i mødet om, hvordan de skal bruge IT-systemet, så ingen bliver tabt undervejs.

- Det er fortsat muligt at udskyde og aflyse afdelingsmøder og udskyde repræsentantskabsmøder og generalforsamlinger på grund af coronasituationen.

Kilde: BL’s coronasite, Forlængelse af de midlertidige regler på boligområdet, BL.